Eisenhower Matrix: jak upřednostnit svou práci?

Eisenhowerova matice - jako nástroj pro stanovení priorit

Eisenhowerova matice priority nebo jednoduše „matice priority“ – pomáhá řešit problémy a definovat je prioritu podle naléhavosti a důležitosti, zdůrazňující méně naléhavé a důležité úkoly, které byste měli buď delegovat, nebo je vůbec nedělat.

Matice priorit

Eisenhowerova strategie pro jednání a organizování vašich záležitostí je jednoduchá. Pomocí níže uvedené rozhodovací matice ve svém time managementu rozdělíte své akce na základě čtyř možností.

Matice priorit

  1. Naléhavé a důležité – úkoly, které musí být splněny okamžitě.
  2. Důležité, ale ne naléhavé – úkoly, které je třeba naplánovat a provést později.
  3. Naléhavé, ale ne důležité – úkoly, které je lepší delegovat na někoho jiného.
  4. Ani naléhavé, ani důležité – úkoly, které byste raději vůbec neprováděli.

Skvělá věc na této matici je, že ji lze použít pro rozsáhlé úkoly v oblasti produktivity – “Jak bych měl trávit čas každý měsíc v roce?” A pro malé denní plány – “Co mám teď dělat?”

screenshotscreenshot

screenshotscreenshot

Odkud jsou vaše “problémy”?

Krok za krokem analyzujte sféru života a určete 3 nejdůležitější kroky v této oblasti.

Rozdělte život krok za krokem

Kdo je Eisenhower?

Kdo je Eisenhower? Dwight D. Eisenhower

Cvičení vymyslel Dwight D. Eisenhower, pětihvězdičkový generál druhé světové války a 34. prezident Spojených států, který byl efektivním manažerem.

V žánrově definující svépomocné knize The 7 Habits of Highly Effective People Stephen Covey destiloval Eisenhowerovy nápady do jednoduchého nástroje pro stanovení priorit úkolů, nyní známého jako Eisenhowerova matice (neboli Time Management Matrix, Eisenhower Square a Eisenhower Method).

Tento rámec pro stanovení priorit vám pomáhá bojovat proti efektu „naléhavosti“. eliminovat plýtvání časem a úsilím v plánování života a vytvořit si více duševní svobody k dosažení svých cílů.

Pojďme se podívat dovnitř na Eisenhowerovo náměstí.

Kvadrant 1: udělejte to okamžitě

Kvadrant 1 Eisenhowerovy matice: Udělejte hned

Kvadrant 1 obsahuje úkoly, které jsou naléhavé i důležité. Jsou to věci „udělej jako první“, protože jsou nějakým způsobem významné pro váš život nebo kariéru a je třeba je udělat okamžitě. Cítíte, že tyto věci jsou kritické.

To jsou věci, které je třeba udělat, aby to bylo možné vyhnout se negativním důsledkům. Je důležité umět řídit cíle v tomto kvadrantu Eisenhowerovy matice.

Příkladem minicíle segmentu 1 ve vaší kariéře může být odpověď na časově citlivý e-mail od klienta.

Tato matrice může být také použita ve vašem osobním životě. Příkladem takové funkce v osobním životě může být registrace novorozence, bolesti ramene a požadavek na vyhledání maséra nebo nákup jízdenek na zítřejší vlak.

Kvadrant 2: Rozhodněte se, kdy to uděláte

Kvadrant 2 Eisenhowerovy matice: Rozhodnutí, kdy to udělat

Úkoly v segmentu 2 jsou důležité, ale ne naléhavé. To je místo, kam chcete investovat většinu svého času. Problémy z tohoto kvadrantu Eisenhowerovy matice sladit se s vašimi dlouhodobými cíli.

Jaké jsou příklady těchto problémů? Pochopitelně tohle dlouhodobé plánovací cíle. Nebo například pohyb je důležitý pro vaše zdraví, ale můžete se rozhodnout, kdy ho budete dělat. Měli byste také trávit čas se svou rodinou, ale opět to musí odpovídat vašemu rozvrhu.

Ve své kariéře můžete mít prospěch z dalšího vzdělávání nebo školení v nové profesní dovednosti. Tyto věci jsou dobré pro vaši kariéru, ale není třeba je dělat hned.

Zde byste měli pochopit, že každý má jiné cíle a cíle. Takže to, že něco spadá do kvadrantu 2 pro vás, neznamená, že to platí pro druhou osobu. Také to, že tyto věci nejsou naléhavé, neznamená, že nejsou důležité.

Lidé si často spojují naléhavost s důležitostí, což není vždy pravda. Vzhledem k tomu, že vaše cíle zůstávají stejné, vše, co vám přinese dlouhodobý užitek, má podle Eisenhowerovy metody druhou prioritu.

Kvadrant 3: Delegát

Kvadrant 3 Eisenhowerovy matice: Delegát

Měli jste někdy pocit, že věnujete příliš mnoho pozornosti úkolu, který ve zpětném pohledu nebyl příliš důležitý? Nebo si myslíte, že musíte hned něco udělat, ale ve skutečnosti tomu tak není?

Pokud ano, nejste sami.

K této běžné chybě často dochází, když vás někdo požádá, abyste udělali něco, co vám přímo neprospívá nebo vás k dosažení vašich cílů nijak nepřibližuje. Pro problémy kvadrantu 3 je cenná Eisenhowerova matice naučit se a porozumět tomu, jak delegovat určité věci.

READ
Konflikty v rodině, příčiny a řešení rodinných konfliktů

Když si myslíte, že je něco naléhavé, ale ve skutečnosti to není. Obvykle se jedná o externí zdroj rozptýlení. Příkladem je neustálá kontrola vašeho e-mailu nebo telefonu nebo odpovídání lidem, jakmile se vás pokusí kontaktovat.

Rozhodnete se, že je to v tuto chvíli naléhavé, a tak přestanete s tím, co děláte, abyste problém vyřešili. Ale ve skutečnosti to všechno může počkat.

Pokud jste zaneprázdněni prací na projektu a zazvoní vám telefon, není důležité, abyste na něj nyní odpovídali. Tímto způsobem můžete tento úkol delegovat na někoho jiného. Může se to zdát naléhavé v době, kdy se to stane, ale tyto maličkosti mohou zvládnout jiní lidé.

Kvadrant 4: eliminovat

Kvadrant 4 Eisenhowerovy matice: zlikvidujte

Upřímně řečeno, každý by se měl snažit vyhnout úlohám v kvadrantu 4. Tyto úlohy jsou jen ztrátou času a měly by být odstraněny z vašeho seznamu úkolů.

Pokud dokážete identifikovat a eliminovat všechny své aktivity v tomto segmentu, pak budete mít volný čas, který potřebujete investovat do své práce ve 2. čtvrtletí.

Některé příklady aktivit kvadrantu 4 jsou hraní videoher, sledování televizních pořadů, které jste již viděli, nebo bezmyšlenkovité procházení webu.

Znamená to, že nic v sektoru 4 by nemělo být součástí vašeho života? Ne. Důležitá je rovnováha mezi vaším profesním a osobním životem Prostoje vám pomohou dobít.

Cílem Eisenhowerovy matice jako nástroje pro stanovení priorit je strávit většinu času v kvadrantu 2 a zároveň mít dostatek času v kvadrantu 4.

Jak vyvážit své kvadranty Matrixu

Jak vyvážit čtvrtky Eisenhowerovy matice

Podle Stephena Coveyho je segment 2 „kvadrant kvality“, kde čas strávený těmito úkoly zvyšuje vaši celkovou efektivitu. Zde se osobní a profesní růst setkává s plánováním, prevencí a akcí.

Chcete-li posoudit, kde se v Eisenhowerově prioritní matici nacházíte, začněte sledovat svůj čas a cíle. Pokud si vedete plánovač pro time management, můžete snadno vidět seznam všech aktivit, které jste dokončili a kdy jste je dokončili.

Jakmile budete mít data za několik dní, posaďte se a uspořádejte své aktivity do kvadrantů položením následujících otázek:

  1. Bylo to pro mě naléhavé?
  2. Bylo to pro mě důležité?

Pamatujte, že tato kritéria vybíráte pouze na základě výsledků, které chcete, nikoli na základě výsledků někoho jiného.

Práce s každým čtvercem Eisenhowerovy matice

Práce s druhou mocninou Eisenhowerovy matice

Jakmile jsou vaše úkoly seřazeny do příslušných čtvrtí, načasujte si svůj den. Zjistěte, kde trávíte svůj čas. Jste spokojeni se svou kvadraturou?

Eisenhowerova matice – 1. čtvrtletí

Pokud v prvním čtvrtletí strávíte hodně času, věnujte čas plánování a předvídejte a předcházejte problémům:

  • Uspořádejte si týdenní nebo dokonce měsíční plán na základě vašich aktuálních cílů a termínů. Na konci každého týdne proveďte týdenní přehled.
  • Zamyslete se nad tím, jak dobře váš plán fungoval, a upravte jej na příští týden. Pokud většina vašich problémů K1 pochází z externích zdrojů, naplánujte si, jak je můžete lépe plánovat a předvídat.
  • Možná budete muset vyvinout proaktivnější pracovní rutinu s kolegou nebo klientem nebo si promluvit se svým šéfem o vyvážení své nadměrné pracovní zátěže. Pokud existuje konkrétní klient, který vytváří v K1 hodně aktivit, práce nemusí stát za ten stres.

Eisenhowerova matice – 3. čtvrtletí

Pokud strávíte čas ve třetím čtvrtletí, delegujte, eliminujte nebo omezte množství času, který strávíte na následujících úkolech:

  • Vypracujte strategii a zapište si konkrétní kroky k omezení těchto problémů.
  • Můžete je delegovat? Dokážeš říct ne? Dokážete spojit tyto typy aktivit do jednoho dne v týdnu?
  • Můžete se svým šéfem otevřeně diskutovat o tom, kolik času trávíte „zaneprázdněnými“ problémy?
  • Naplánujte si čas v týdnu, kdy tyto kroky podniknete.

Eisenhowerova matice – 4. čtvrtletí

Pokud strávíte čas ve čtvrtém čtvrtletí, můžete být zahlceni, vystresovaní nebo se vám jednoduše vyhýbají problémy:

  • Sledujte svůj čas, abyste identifikovali své největší plýtvače času a naplánujte si, jak se jim vyhnout nebo je omezit.
  • Vypracujte plán boje s prokrastinací, než začne.
  • Pamatujte, že někdy je v pořádku jen relaxovat, ale aktivity v tomto kvadrantu mají klesající návratnost, pokud jsou nadměrně používány.
READ
Dívka ve věku 20 let psychologie

5 praktických tipů pro řízení času pro práci s Eisenhowerovou maticí

Tipy pro prokrastinaci a time management při práci s Eisenhowerovou maticí

  1. Dávání věcí na seznam osvobodí vaši mysl. Otázkou ale vždy je, co udělat jako první. Vyzkoušejte metodu Alpa.
  2. Zkuste omezte se na maximálně 8 činností v jedné čtvrtině. Než přidáte další, dokončete nejprve ten s nejvyšší prioritou. Pamatujte: nejde o sbírání, ale o plnění úkolů.
  3. Vždy byste měli pouze podporovat jeden seznam pro obchodní a soukromé úkoly. Tímto způsobem si nikdy nemůžete stěžovat, že na konci dne neuděláte nic pro svou rodinu nebo pro sebe.
  4. Nenechte se rozptylovat a nenechte se rozptylovat ostatními.. Nenechte ostatní určovat vaši prioritu. Ráno plánujte a pak začněte pracovat. A na závěr si užijte pocit dokončení.
  5. Nakonec se pořádně snažte neotálejte, a to i kvůli super kontrole nad vašimi úkoly.

Eisenhower Matrix šablony ke stažení ve formátu PDF, PowerPoint

  • Stáhnout šablonu v PDF
  • Šablona v PNG, PNG 2. Prezentace v PowerPointu
  • Kniha „Vysoce efektivní řízení času pomocí Eisenhowerovy matice“

Až budete posouvat své priority směrem ke čtvrtletí kvality, pokračujte v používání Eisenhowerovy matice, která vám pomůže zapamatovat si, na co byste se měli den za dnem soustředit.

Maxim Vitaly 05. listopadu 2019
aktualizováno

Pomůžeme vám vytvořit plán na rok 2024

Pokud máte potíže s definováním cílů a priorit, rozhodováním, kam se posunout dál, jaké cíle si stanovit.
Pak jsem připraven vám pomoci stanovit priority a cíle pro příští rok.

Krok za krokem, každý den vám dám nový úkol, který vám pomůže utvářet váš plán.

Spolupracuji pouze osobně s těmi, kteří jsou připraveni pracovat na své budoucnosti.
Napište mi o svém záměru vytvořit plán.
Můj telegram: @zextremo

rykovanov

Eisenhowerova matice je metoda stanovení priorit, která řadí úkoly na základě dvou kritérií: důležitosti a naléhavosti. K řazení úkolů podle těchto kritérií se používá speciální tabulka čtyř čtverců:

Věci ze čtverce („Důležité a naléhavé“) jsou považovány za nejvyšší prioritu: snaží se je dokončit jako první. Věci ze čtverce D se dělají jako poslední nebo se nedělají vůbec.

Zde je příklad již vyplněné matice:

Není přesně známo, kdo matrici vynalezl. Své jméno získala na počest amerického prezidenta Dwighta Eisenhowera. Jednoho dne, když mluvil na shromáždění církví v Illinois, řekl:

— Mám dva typy problémů: naléhavé a důležité. Naléhavé nejsou důležité a důležité nejsou nikdy naléhavé.

Nejčastěji je tvůrcem metody Stephen Covey, autor bestselleru „Sedm návyků vysoce efektivních lidí“.

K čemu slouží matrice?

Eisenhower Matrix je jednoduchý a zároveň velmi výkonný nástroj pro správu času, který pomáhá řešit různé problémy. Zde je jen několik oblastí jeho použití:

1. Stanovení priorit

Hlavním účelem Eisenhowerovy matice je rychle určit prioritu úkolů. Matice vám pomůže pochopit, v jakém pořadí je vyplnit a kolik času jim věnovat.

Priorita úkolů v matici obvykle vypadá takto:

Důležitá nuance: čtverce B a C se neliší v pořadí provedení, ale v časovém rozpočtu. Snažíme se trávit co nejvíce času důležitými věcmi v kvadrantu B a co nejméně času nedůležitými věcmi v kvadrantu C.

2. Plánování věcí

Eisenhower Matrix lze považovat za „pokročilou“ verzi běžného seznamu úkolů. V takovém seznamu hned vidíte, které úkoly jsou hlavní a které vedlejší.

„Seznam matic“ je vhodný pro jakýkoli horizont plánování: den, týden, měsíc, rok. Navíc se s ním dá rychle uspořádat úkoly pro jednotlivé velké projekty, jako je oprava dachy nebo tvorba webu.

3. Delegování

Eisenhowerova matice pomáhá určit, které úkoly mohou být delegovány na podřízené a které by neměly být delegovány. K tomu si musíte udělat seznam svých aktuálních aktivit a rozdělit je podle matice.

Nejprve delegujeme úkoly ze čtverců C a D – to jsou druhotné záležitosti, které zabírají pouze čas manažera: 80 % úsilí na vedlejší úkoly přinese jen 20 % výsledku a 20 % úsilí na hlavních úkolech přinese přinést 80 % výsledku. Úkoly kvadrantu B by měly být delegovány selektivně a opatrně. Věci se vymykají normálu a je krajně nežádoucí přenášet je na podřízené.

READ
Jaké ženy dostávají dary psychologie

Je užitečné toto „cvičení“ pravidelně opakovat. Pokud máme pocit, že se zátěž zvýšila, sestavíme znovu matici a analyzujeme aktuální úkoly.

4. Diagnostika produktivity

Další možností použití Eisenhowerovy matice je analyzovat úkoly, které již byly dokončeny. S jeho pomocí můžete identifikovat problémy ve vašem time managementu, na kterých by nebylo na škodu zapracovat.

Abychom takovou analýzu provedli, sestavíme seznam splněných úkolů za uplynulé období (například týden) a rozdělíme je podle matice. Poté spočítáme, který čtverec zabral nejvíce času.

Existují čtyři možnosti:

Každý z těchto obrázků zdůrazňuje specifické problémy produktivity:

1. “Nouzová matice”. Člověk s takovou matricí žije ve stavu trvalé nouze. Obvykle k tomu dochází v důsledku systémových chyb v plánování. Například: přeceňování vlastních schopností, nesprávné rozložení úsilí, neschopnost delegovat.

2. “Matrix stratéga”. Tento typ kresby je obecně považován za dobrý, protože osoba je jasně zaměřena na své cíle. „Stratégové“ však často hromadí dluhy na náměstí „Urgentní, ale nedůležité“. Musíte se ujistit, že se to nestane.

3. “Matrix marnosti”. V plánech převažují rutinní úkoly, které nesouvisejí s hlavními cíli. Formálně je člověk prací zavalený, ale to na jeho životě nic nemění.

4. “Hédonistická matice”. Plánům dominují příjemné, ale nedůležité úkoly, které člověk dělá na úkor důležitých věcí. Obrázek ukazuje na problémy se sebekázní.

Je užitečné provádět takovou diagnostiku v intervalech 2-3 měsíců. Když dobře známe své slabé stránky, je pro nás snazší je napravit.

Jak vyplnit matici #

Abyste dokončili Eisenhowerovu matici, musíte správně určit důležitost a naléhavost každého úkolu.

Lidé často hodnotí tyto parametry „od oka“ a spoléhají se pouze na intuici. Chcete dokončit úkol? To znamená, že je to důležité a naléhavé. Výsledkem je, že úkoly „koupit cukr“, „natankovat auto“ a „napsat komentář k článku“ spadají do čtverce A.

Podívejme se však na to, co pojmy „důležitost“ a „naléhavost“ znamenají z hlediska řízení času.

Jak určit důležitost úkolu

Důležité úkoly jsou ty, které směřují k dosažení hlavních cílů nebo souvisejí s hlavními životními hodnotami. Pokud úkol nesplňuje tato kritéria, není považován za důležitý.

Řekněme, že hlavním cílem člověka je vytvořit úspěšnou firmu. Má také dvě významné hodnoty: zdraví a rodinu. Takto by hodnocení úlohy vypadalo v jeho případě:

Někdy je potřeba vytvořit Eisenhowerovu matici pro jeden projekt, jako je jarní úklid. Zde budou všechny úkoly souviset s hlavním cílem („dokončit projekt bezpečně“). Důležitost úkolů se v tomto případě lépe hodnotí podle míry jejich vlivu na výsledek. Například:

Algoritmus řazení je následující: vytvoříme seznam úkolů pro projekt, seřadíme je podle stupně ovlivnění a výsledný seznam rozdělíme přibližně na polovinu.

Jak určit naléhavost úkolu

Naléhavé úkoly jsou ty, které by se neměly odkládat. Pokud je odložíme, dostaneme se do problémů nebo ztratíme možnost tyto úkoly splnit.

Řazení podle naléhavosti vypadá takto:

Naléhavost je relativní pojem. Nelze to posuzovat mechanicky: vždy je třeba vzít v úvahu aktuální kontext. Například úkol „jít do obchodu“ není naléhavý, pokud je doma velká zásoba jídla, ale je velmi naléhavý, pokud není z čeho uvařit oběd.

Jak třídit úkoly

Než vyplníte Eisenhowerovu matici, musíte si nejprve vytvořit seznam úkolů. Seznam může být jakýkoli: na den, na týden, na měsíc. Můžete také vytvořit seznam úkolů pro samostatný projekt nebo pro jednu oblast života.

Předpokládejme, že se rozhodneme přenést úkoly ze seznamu pro daný den do matice.

U každého úkolu položíme dvě otázky:

  • To je důležité? Souvisí to s mými cíli nebo hodnotami?
  • Je to naléhavé? Dá se to odložit?

Položky na úvodním seznamu budou distribuovány takto:

Toto třídění nezabere mnoho času. Zkušení „time manažeři“ nestráví u každého úkolu více než pár sekund.

READ
Co by měl dělat skutečný muž

Hodnota čtverců #

Čtverce Eisenhowerovy matice nejsou jen náhodnou sbírkou problémů. Každý čtverec má zvláštní dopad na život člověka a vyžaduje svůj vlastní přístup. Pojďme se na ně podívat podrobněji.

Náměstí „Důležité a naléhavé“

Často se mu říká „náměstí krizí“ a „náměstí nouze“. To zahrnuje naléhavé záležitosti, na kterých přímo závisí naše blaho. Jsou to různé „osudové“ úkoly a schůzky, ale i problémy související s hlavními hodnotami (zdraví, rodina, bezpečnost).

Žijí zde i promlčené úkoly z jiných náměstí. Pokud například člověk zapomene zaplatit za hosting (typický úkol C), bude muset web v případě nouze obnovit.

Čtverec A má nejvyšší prioritu, ale je považován za spíše špatný. Ano, k tomu patří také příznivé příležitosti, které byste si neměli nechat ujít. Častěji zde ale „žijí“ potíže, jako jsou stísněné termíny a naléhavé návštěvy u zubaře.

Co dělat:
Úkoly ze čtverce „Důležité a naléhavé“ jsou dokončeny jako první a co nejrychleji. Nelze je odložit ani delegovat – to je riskantní.

V ideálním případě by do skupiny A měly spadat pouze příznivé příležitosti. Je vhodné ponechat toto pole prázdné a provádět všechny důležité úkoly v rámci dalšího pole.

Čtverec „Důležité, ale ne naléhavé“

Tento čtverec se nazývá „strategický“, protože přímo souvisí se stanovováním a dosahováním cílů. To zahrnuje seberozvojové úkoly a každodenní práci na důležitých projektech.

Čtverec B má největší vliv na náš život. Obvykle nedosahujeme cílů pomocí spěchu ze čtverce A, ale systematickou a pravidelnou prací.

Co dělat:
Věci z náměstí „Důležité, ale ne naléhavé“ jsou naplánovány a zabudovány do vaší každodenní rutiny. Je nežádoucí je odkládat: bez těchto úkolů se život mění v nekonečné přešlapování na jednom místě. V ideálním případě by toto náměstí mělo zabrat nejvíce času.

Čtverec „Naléhavé, ale ne důležité“

Říká se tomu „čtverec marnosti, interference a iluze“. To zahrnuje naléhavé záležitosti, které nesouvisejí s hlavními cíli člověka. Bohužel je to obvykle největší skupina úkolů na našem seznamu úkolů.

Náměstí je považováno za nejtěžší a nejškodlivější. Tyto úkoly zaberou spoustu času, ale ve skutečnosti nic neovlivňují. Můžete mýt nádobí a měnit vypálené žárovky, jak chcete, ale život vám to nezlepší.

Co dělat:
Zkraťte čas potřebný k dokončení těchto úkolů za každou cenu. Věci ze čtverce „Naléhavé, ale nedůležité“ by měly být delegovány, automatizovány, prováděny méně často a v některých případech by se neměly provádět vůbec.

Náměstí „Není důležité a není naléhavé“

Někteří lidé tomuto náměstí říkají „popelnice“. Zahrnuje nedůležité záležitosti, které „nepálí“ a nijak neovlivňují náš život. Obvykle se jedná o různé spontánní touhy a úkoly, které jsou plánovány bez konkrétního účelu.

Úkoly ve čtverci D jsou nejjednodušší a nejpříjemnější, a proto je lidé ochotně plní při „útocích prokrastinace“. Převaha takových úkolů v pracovní době obvykle ukazuje na problémy se sebekázní.

Co dělat:
Úkoly ze čtverce „Nedůležité a neodkladné“ jsou prováděny reziduálně (po dokončení hlavní práce) nebo nejsou provedeny vůbec.

Pravidlo 4D

Chcete-li si rychle zapamatovat strategii pro každý čtverec, Stephen Covey navrhuje použít 4D mnemotechnické pravidlo:

Zde každý čtverec Eisenhowerovy matice odpovídá anglickému slovu, které začíná písmenem D:

  • Do – Udělej to. Uděláme to hned.
  • Rozhodnout – rozhodni se. Přemýšlíme a plánujeme.
  • Delegát – delegát. Tyto úkoly delegujeme na podřízené nebo zkrátíme čas potřebný k jejich splnění.
  • Vymazat – smazat. Vyškrtneme tyto věci ze seznamu.

Jak používat matici: čtyři způsoby #

Existuje mylná představa, že věci v matrixu je třeba dělat v přísně určitém pořadí. Ve skutečnosti Eisenhowerova matice není diktátor, ale spíše poradce. Sami se rozhodujeme, jak jeho rady využijeme na základě našich potřeb.

Podívejme se na čtyři hlavní způsoby, jak pracovat s již vyplněnou maticí.

1. Naléhavost

Úkoly plníme v pořadí podle naléhavosti (ACBD). Tato metoda vám pomůže „neutopit se v podnikání“ a dokončit všechny úkoly včas. Je to užitečné v případech, kdy cítíme paniku kvůli velkému množství věcí, které je třeba udělat, a nevíme, čeho se chytit.

READ
Proč ženy častěji iniciují rozvod než muži?

Nevýhoda: na důležité úkoly ze čtverce B často nezbývá čas ani energie.

2. Podle důležitosti

Úkoly provádíme v pořadí podle jejich důležitosti (ABCD). Tento přístup je často obhajován v populární literatuře o řízení času. A to je logické: neplýtváme energií na maličkosti, ale hned se zabýváme hlavními věcmi.

Nevýhoda: Úkoly ze čtverce C jsou napadeny. Nemáme čas platit účty, udržovat pořádek nebo nakupovat. Pokud tyto úkoly nemůžete delegovat, mohou nastat problémy.

3. Stanovení cílů

Striktně naplánujeme čas pro čtverec B a zbývající úkoly provedeme „v oknech“ mezi těmito bloky. Tato metoda vám pomáhá neustále se pohybovat směrem k vašemu cíli, aniž byste byli rušeni rušením.

Nevýhoda: takový plán lze snadno narušit kvůli zvláště naléhavým úkolům ze čtverců A a C.

4. Podle okolností

Úkoly plníme na základě okolností a aktuálního kontextu. Pokud například situace vyžaduje okamžitou reakci, provádíme úkoly v pořadí podle jejich naléhavosti. Pokud není kam spěchat, klidně děláme věci ze čtverce B. Je to výborná varianta, pokud jsme schopni racionálně posoudit každou situaci.

Nevýhoda: Osoba podléhá emocím a kognitivním zkreslením. Může se stát, že důležité věci budou neustále odkládány ve prospěch naléhavějších nebo příjemnějších činností.

Kde vytvořit matrici. Přehled nástrojů #

Eisenhowerovu matici lze implementovat pomocí různých nástrojů pro správu času. Podívejme se na některé oblíbené možnosti.

    papír
    Nejjednodušší možností je vzít list papíru a rozdělit ho na čtyři části. Čtverečky není nutné podepisovat.

Tato matice se používá stejným způsobem jako běžný seznam úkolů. Noste ho s sebou a po dokončení úkoly odškrtávejte.

Použijte tabulku Google

Tato možnost je vhodnější pro ty, kteří tráví většinu času u počítače. Na přání však lze takovou matrici také vytisknout a nosit s sebou.

Prvním způsobem jsou značky. Pro každý čtverec vytvoříme samostatnou značku a připojíme ji k úkolům ze seznamu. Zde je návod, jak by to vypadalo v programu SingularityApp:

Chcete-li zachovat úkoly pouze z jednoho čtverce v seznamu, vyberte jej na panelu značek

Druhým způsobem je nastavení priority úkolů. Myšlenka je, že každý čtverec matice má svou vlastní prioritu. Například v Singularity můžete udělat toto:

  • Čtverec A: připněte tyto úkoly tak, aby byly na začátku seznamu (klávesové zkratky Ctrl + 0).
  • Čtverec B: nastavte prioritu na vysokou (Ctrl + 1).
  • Čtverec C: nastavte prioritu na střední (Ctrl + 2).
  • Čtverec D: nastavte prioritu na nízkou (Ctrl + 3).

Výsledkem bude následující seznam:

Chcete-li seznam uspořádat, povolte řazení úkolů „Podle priority“

Udržování matice v plánovačích je v dnešní době pravděpodobně nejrelevantnější možností. Takové programy lze nainstalovat na smartphone a matrice bude vždy po ruce.

Výhody a nevýhody metody #

Eisenhower Matrix je nejoblíbenější, ale v žádném případě není ideální nástroj pro nastavení priority. Stejně jako jiné metody time managementu má matice své výhody a nevýhody.

Doplňky:

všestrannost
Matice je vhodná pro jakýkoli horizont plánování: den, týden, měsíc, rok. S jeho pomocí můžete uspořádat věci pro samostatný projekt nebo oblast života. Matici mohou rovnoměrně využívat jak podnikatelé, tak školáci.

Jednoduchost
Na Eisenhowerově matici není nic zásadně složitého. Dá se to naučit rychle a jeho dokončení obvykle nezabere více než pár minut.

Nevýhody:

Subjektivita
Lidé často třídí úkoly intuitivně, aniž by se spoléhali na objektivní kritéria. To zase vede k vážným chybným kalkulacím v plánování. Například úkoly, které lze snadno odložit, se pro ně stávají naléhavými a úkoly, které nijak neovlivňují jejich život.

Upřednostňování bez kontextu
Důležitost a naléhavost nejsou univerzální prioritní kritéria. Často je užitečnější zaměřit se na jiná kritéria: očekávané náklady, očekávaná efektivita nebo čas na dokončení úkolů.

Je důležité si tyto problémy uvědomit a nepoužívat matrici mechanicky. Kromě toho existují další způsoby stanovení priorit v řízení času: metoda ABCD, analýza ABC, Paretův princip atd. V některých situacích mohou být tyto techniky pohodlnější než Eisenhowerova matice.

Rating
( No ratings yet )
Like this post? Please share to your friends:
Leave a Reply

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: