Telefonní etiketa: 14 zlatých pravidel

Už víme, že bychom neměli volat bez varování a hlasové zprávy jsou obecně zlé. Existuje ale řada dalších pravidel moderní etikety, která je vhodné znát pro každého, kdo používá telefon.

Jsme v ADME Také nechceme být označeni za ignoranty, proto jsme pečlivě prostudovali těchto 14 bodů.

Při nakupování netelefonujte

Pokud nejde o kritickou konverzaci, zkuste ji ukončit dříve, než se dostanete k pokladně nebo přepážce. Vedení telefonního rozhovoru a zároveň odpovídání jiné osobě je špatné chování. Navíc to může zaměstnance zmást, musíte mu projevit respekt.

Odpovězte ve skupinovém chatu

Někdy nemáte čas ani chuť se zapojit do dialogu s účastníky skupinového chatu. „Ať si o všem rozhodnou sami, a pak si to přečtu,“ myslíme si. Etiketa ale vyžaduje komunikaci ve skupinových rozhovorech. O to více je nutné být aktivní, pokud všichni ostatní mlčí: tímto způsobem podpoříme toho, jehož vzkaz nebyl zodpovězen.

Nedávejte špatné zprávy do zprávy

Špatné zprávy byste si měli prozatím nechat pro sebe, i když se nemůžete dočkat, až je sdělíte s dobrými úmysly. Faktem je, že náš mozek ostře reaguje na negativitu, mnohem aktivněji než na pozitivitu. Co když člověk právě řídí nebo je zaneprázdněn důležitou prací a špatné zprávy ho zneklidní.

Použijte funkci „odpovědět“ v instant messengerech

Tato funkce existuje z nějakého důvodu. S jeho pomocí je konverzace postavena do logického řetězce a nedorozumění jsou prakticky eliminována.

Nehrajte si na schovávanou

Jsou situace, kdy nevíme, co odpovědět, necháme zprávu nepřečtenou a nepřihlásíme se do messengeru. Za prvé, není to hezké dělat; je lepší upřímně napsat, že odpovíte později. A za druhé, bude odesílatel zprávy věřit, že jste 4 hodiny nezvedli telefon a neviděli jste žádné příchozí zprávy?

Odpovězte po 3 zazvoněních

Pokud pracujete s lidmi a mohou vám volat klienti, měli byste být vždy ve střehu a hovor přijmout nejpozději po 3 zazvoněních. Zvláště pokud vaše práce přímo souvisí s telefonováním.

Buď trpělivý

Messengery jsou jedinečné v tom, že na zprávy nemusíme odpovídat okamžitě. Proto, pokud vám nějakou dobu neodpovídají, nevnucujte, ale buďte trpěliví. Možná je ten člověk zaneprázdněn.

READ
Neobvyklé věci pro navození intimní atmosféry

Nešetřete celými slovy

Zkratky nám usnadňují život a šetří čas. Ale neměli byste to přehánět: krátké zprávy vždy vypadají hrubě a agresivněji než ty dlouhé.

Omluvte se a odejděte, pokud obdržíte důležitý hovor

Není možné zcela vyloučit možnost naléhavého hovoru nebo zprávy. Všichni jsme lidé a můžeme přijímat naléhavá volání, i když sedíme na schůzce. Schovávat telefon pod stolem a pokoušet se pokradmu odpovědět, je špatné vychování. Lidé si navíc mohou myslet, že listujete ve svém kanálu Instagramu. Je lepší upřímně upozornit na důležitý hovor, omluvit se a odejít.

Zdůvodněte odmítnutí

Za prvé, vysvětlení důvodu odmítnutí je zdvořilé. Zadruhé se tak vyhnete nedorozuměním, protože si dotyčný může myslet, že se mu vyhýbáte, a že jste jen unavení v práci.

Nepište „eseje“ do messengerů

Pamatujte si, jak rozčilující je stav „tisku“. “, když osoba píše zprávu po dobu 2 minut. Messengery jsou navrženy pro výměnu rychlých krátkých zpráv. Více informací je třeba sdílet jinými způsoby.

Dodržujte pravidlo 3 metrů

3 metry je vzdálenost, kterou potřebujete, abyste se vzdálili od budovy, pokud telefonujete venku. Lidé v tomto domě pravděpodobně nechtějí poslouchat vaše rozhovory. A když to chtějí, to je ještě horší, potřebujete to?

Buďte opatrní s emotikony

Zprávy bez emotikonů jsou vnímány jako nepřátelské, takže byste se neměli emotikonů vzdávat. I v obchodní korespondenci mohou být vhodné. Hlavní je vybrat neutrálnější emotikony, které si jiný člověk nebude moci vyložit po svém. Například plačící člověk bude někomu připadat smutný a druhému bude plakat štěstím.

Netluč se kolem křoví

Dlouhá předehra vyžaduje čas a dráždí účastníka rozhovoru, je lepší přejít přímo k věci. Toto pravidlo platí pro hovory i textové zprávy.

Jaká další pravidla telefonní etikety by podle vás měla být v naší době zavedena?

Bright Side / Culture / 14 pravidel telefonní etikety, která by měla naskočit na každého majitele smartphonu

Telefonování se stalo nedílnou součástí našeho každodenního života. Stále častěji nahrazují jiné způsoby komunikace – osobní schůzky, papírovou korespondenci. Jedním hovorem můžete vyřešit problém v domácnosti nebo navázat obchodní kontakty, což ušetří spoustu úsilí a času. Klíčem k úspěchu každé konverzace je nejen vnitřní kultura člověka, ale také znalost a dodržování pravidel telefonní etikety.

READ
Jak se naučit komunikovat se svým manželem: co můžete říct a co nemůžete

Etiketa telefonu

Vlastnosti telefonní etikety

Hlavním rysem takového rozhovoru je nedostatek očního kontaktu mezi účastníky. Nevidíme, v jakém prostředí se člověk nachází, jak je oblečený, co dělá (třeba mu není dobře, dívá se na seriál nebo se koupe). Nemáme možnost dívat se mu do očí, umocňovat dojem pomocí mimiky či gest.

Nejasná prezentace otázky, monotónní nezřetelná řeč pravděpodobně nepřitáhne pozornost partnera. Proto je nanejvýš důležitý hlas a jeho intonace, srozumitelnost přednesu, správně umístěné akcenty a respekt.

Při osobním setkání je snazší napravit náhodnou chybu nebo změnit charakter komunikace. Ale nešťastná fráze a někdy i slovo vyslovené v telefonickém rozhovoru může způsobit negativní reakci a ukončení dalších vztahů.

Dobře vychovaní lidé tyto okolnosti vždy berou v úvahu a snaží se, aby rozhovor byl přátelský, srozumitelný a co nejstručnější.

Základní pravidla chování

8)

Telefonní hovory, jako každá firma, mají svůj čas. Nevolejte brzy ráno (před a večer po 21. hodině. O víkendech je lepší nekomunikovat po telefonu s lidmi, které neznáte, pokud se nedohodnete předem.

Pravidla konverzace

Podle pravidel telefonní etikety byste měli:

  1. Na začátku rozhovoru pozdravte a představte se. Suchá slova bez tváře “Ahoj!”, “Poslouchám!” Je lepší to nahradit „Dobré ráno!“ nebo “Dobré odpoledne!”
  2. Je běžné se ptát, zda je nyní druhé osobě příjemné mluvit. Pokud je váš hovor přerušen, nevytočte číslo hned znovu – je lepší počkat, až vám zavolají zpět.
  3. Pokud zmeškáte příchozí hovor, musíte zavolat zpět. Dobrým zvykem je zkontrolovat si na konci dne seznam zmeškaných hovorů.

Jak dlouho budete muset čekat na oznamovací tón, závisí na tom, komu voláte. Někteří lidé zvednou telefon po zaslechnutí 1 signálu, ale staršímu člověku to může trvat déle. Pokud je účastník nedostupný nebo neodpovídá, je lepší omezit počet signálů na 3-4 a poté zavolat zpět po půl hodině nebo hodině.

Pokud se spojení neočekávaně přeruší, měl by zavolat zpět ten, kdo konverzaci zahájil. Pak nenastane absurdní situace, když si účastníci hovoru navzájem volají a poslouchají krátké pípnutí.

Při ukončování konverzace je třeba se zdvořile rozloučit a čekat na slova jako odpověď (možná chtěl dotyčný říci něco jiného).

Akce před uskutečněním hovoru

Na důležité rozhovory byste se měli připravit předem. Abyste nepřehlédli pointu a nevolali zpět o stejném problému (což vytváří negativní dojem), musíte si vytvořit seznam otázek k diskusi.

Zamyslete se nad stručným a jasným obsahem konverzace, pokud je třeba nějaké informace sdělit prostřednictvím sekretářky nebo prostředníka.

Připravte si poznámkový blok a tužku pro případ, že byste si potřebovali něco zapsat.

READ
Flegmatik, sangvinik, cholerik nebo melancholik. Kdo jsi?

Nebývá zvykem volat si kvůli obchodním záležitostem na domácí telefon. V případě potřeby byste měli nejprve zjistit, zda je to vhodné.

Pokud je to možné, měli byste se zeptat, kdy je nejlepší zavolat domů nebo na mobilní telefon. Bylo by dobré uvést, kdy se vám to bude hodit.

Akce před hovorem

Někdy je lepší místo telefonátu napsat SMS nebo nechat hlasovou zprávu na záznamníku.

Etiketa pro každodenní konverzaci

Způsob vedení rozhovoru s jakoukoli osobou – blízkou nebo neznámou – by měl být vždy klidný, zdvořilý a přátelský.

Je vhodné se vzájemně přizpůsobit rytmu a tempu rozhovoru. Pro pomalého nebo špatně slyšícího člověka je někdy těžké pochopit nejen slovo, ale i význam věty.

Pokud vedete telefonický rozhovor a přijdou k vám hosté, měli byste se omluvit, uvést důvod přerušení rozhovoru a souhlasit s tím, že zavoláte znovu.

Pokud nepoznáváte hlas osoby, která přijala váš hovor, měli byste si nejprve ujasnit, kde se nacházíte.

Pokud vám zavolají na špatné číslo, nemusíte se rozčilovat a klást zbytečné otázky. O chybě byste měli osobu v klidu a stručně informovat.

Pravidla mobilní etikety diktují další podmínky:

  • Na veřejných místech byste měli telefon používat pouze v nezbytně nutných případech;
  • při vstupu do kavárny nebo restaurace byste neměli pokládat mobilní telefon na stůl, pokud neočekáváte extrémně důležitý hovor (v tomto případě je lepší omluvit se svému doprovodu a vysvětlit důvod);
  • je nutné přísně dodržovat požadavky leteckých společností, ale i nemocnic, kde hovory mohou ovlivnit provoz přístrojů a zařízení;
  • měli byste vypnout zvonek v divadle, muzeu nebo knihovně, aniž byste čekali na připomenutí od zaměstnanců instituce;
  • Při řízení auta je přijatelné používat náhlavní soupravu (i když klakson také narušuje koncentraci), je lepší volat ve vhodnější dobu.

Obchodní hovory

Zvláštní pozornost by měla být věnována komunikaci s kolegy. Dodržování jemností telefonní etikety pomáhá vytvářet příznivý dojem, který do značné míry zaručuje úspěch obchodních jednání.

Obchodní hovor

Hlavní věc, která odlišuje obchodní telefonický rozhovor od osobního, je stručnost. V podnikání není zvykem ztrácet čas prázdnými řečmi. Po představení a vyslechnutí odpovědi byste měli stručně nastínit význam věci. Schopnost jasně formulovat a sdělit své myšlenky ocení jak kolegové na vaší úrovni, tak vyšší manažeři.

READ
Záchvaty paniky ve spánku: příčiny, příznaky, léčba

Zvyšování tónu a zvláště urážlivé výrazy jsou nepřijatelné v rozhovoru s jakýmkoli zaměstnancem bez ohledu na věk a pozici. Pokud se domluvíte na čase a místě setkání, ihned si tyto informace zapište do sešitu.

Při komunikaci s klientem je lepší nenechat se rozptylovat příchozími hovory nebo si po omluvě co nejdříve promluvit.

K telefonní etiketě patří pravidlo aktivního naslouchání. Aby váš partner měl pocit, že jeho řeč pozorně sledujete, zapojte se do jeho monologu krátkými frázemi nebo slovy („jasně“, „souhlasím“, „ano“).

Jak dlouho rozhovor trvá a jak dobře je rozhovor strukturován, často rozhoduje o tom, zda bude společná práce pokračovat.

Je zvykem komunikovat telefonicky o úředních záležitostech ve všední dny od 10 do 17 hodin.

Etiketa telefonování pro děti

Děti začínají telefonovat od raného dětství, současně je třeba jim vštěpovat kulturní komunikační dovednosti. Je třeba vysvětlit, že telefon není hračka a zaneprázdnění lidé by se neměli nechat rozptylovat hovory pro zábavu.

Základní pravidla by měla být prezentována v přístupné formě a měla by je posilovat v každodenních rozhovorech. Malé dítě je potřeba naučit správně držet telefon, mluvit srozumitelně, ale nekřičet a zbytečně se neptat.

Zvláštností telefonické komunikace pro děti je přísné dodržování bezpečnostních pravidel.

Rodiče by měli se svými dětmi předem probrat následující situace:

  • volání z neznámého čísla (je lepší neodpovídat);
  • při hovoru neuvádějte své jméno a jména svých příbuzných, příjmení, adresu, číslo školy;
  • Starší děti by měly vědět, kam se v případě nouze obrátit (záchranná služba, číslo 112).

Bylo by také užitečné mluvit o telefonickém chuligánství a odpovědnosti za něj.

Základní chyby a porušení

Rozpoznat hlas v telefonu je někdy obtížné. Nutit někoho (i jako vtip), aby hádal, kdo volal, je projevem nevychovanosti.

Projevem špatné chuti je žvýkání, pití nebo kouření něčeho během rozhovoru. To je pro partnera nepříjemné a odvádí pozornost od tématu konverzace.

Je neslušné vyjednávat při lenošení na židli nebo s nohama na stole. Partner uslyší změnu barvy hlasu a může to považovat za projev neúcty.

Je nepřijatelné sdělovat slova, která slyšíte v telefonu, osobě sedící vedle vás (i když si zakrýváte sluchátko rukou).

READ
Jak zpestřit rodinný život: rady od psychologa

Neopatrné zacházení s telefonem (pokud sluchátko spadne) může účastníka vyděsit.

Je neslušné kýchat nebo kašlat do hadičky. Zkuste se omluvit, odložit telefon a pak si odkašlat.

Rating
( No ratings yet )
Like this post? Please share to your friends:
Leave a Reply

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: