Mnoho z nás by se chtělo rozdělit, abychom toho stihli víc. Ale to je bohužel nemožné. Ale je docela možné zvýšit vaši produktivitu 1,5-2krát, čímž ušetříte energii na jednoduché každodenní činnosti. Kniha 100% nabitá má spoustu tipů, které vám v tom pomohou. Vybrali jsme sedm osvědčených metod.
1. Dělejte více přestávek
Zákon klesajících výnosů říká, že pokud neudržíte rytmus a nedoplníte energii během pracovního dne, budete stále méně produktivní.
Vezměme si dva zaměstnance: oba pracují od 9:00 do 19:00. První odpočívá pouze 20 minut během oběda. Druhý obědvá 40 minut, spí 15 minut po obědě, chodí na krátkou procházku kolem páté hodiny večerní a zbytek času má krátké přestávky.
Druhý funguje téměř o dvě hodiny méně, ale zvládne mnohem více, protože ve čtyři hodiny už je první vymačkaný jako citron. Práce se mění ve vzhled.
Absolutní délka vaší pracovní doby se sníží, ale kvalita vašeho času se výrazně zvýší, zejména na konci dne.
2. Vytvořte matici úkolů
Jednoduchým nástrojem pro stanovení priorit rutinních činností a úkolů je matice úkolů, známá také jako Eisenhowerova matice, známá také jako matice ABCD. Matice se skládá ze čtyř kvadrantů (A, B, C, D), do kterých rozdělujete úkoly na základě dvou charakteristik – důležitosti a naléhavosti.
Diskutujte o rozdělení úkolů s kolegy, aby každý pochopil, které úkoly jsou obětovány ve prospěch prioritnějších a naléhavějších. A jednat podle matrice bez obav ze spleti nevyřešených problémů.
Matrix afér tvůrce MÝTU Renata Shagabutdinova. Pomůže vám zhodnotit vaši pracovní zátěž a pochopit, které úkoly lze bezpečně opustit.
3. Vytvořte „sterilní kóji“
Termín „sterilní kabina“ pochází z letectví. Během vzletu a přistání – nejkritičtějších, nejobtížnějších a nejnebezpečnějších fází – jsou konverzace v kokpitu povoleny pouze o tématech souvisejících s letem.
Pokud pracujete z domova, promluvte si se svými blízkými o tom, abyste nebyli v určitých časech rušeni. Můžete vytvořit znak se dvěma barvami: červená – nemůžete rozptylovat nebo vstoupit do místnosti, zelená – můžete.
A pro kolegy, kteří také pracují na dálku, nastavte v kalendáři schůzku na svůj „sterilní“ čas a nazvěte ji například „moratorium na schůzky a hovory“ (nápad Artema Stepanova, generálního ředitele MYTH). Řekněte svým kolegům, že během této doby mohou volat pouze v naléhavých záležitostech.
4. Sbírejte korespondenci do přehledu
Analýza pošty s desítkami zásilek zabere spoustu času a úsilí. Zjednodušte proces. Služba Unroll.me vám umožňuje na jednom místě vidět seznam všech mailingů, které jste si předplatili – záměrně či nevědomky (například zapomenete zrušit zaškrtnutí políčka při online nákupu).
Prohlížením obecného seznamu se můžete jedním kliknutím rychle odhlásit z odběru zbytečných zásilek a výrazně uvolnit svou poštovní schránku.
Kromě toho si můžete nastavit možnost Rollup a dostávat jeden e-mail se všemi korespondencemi jednou denně v určitou dobu.
5. Zbavte se nepořádku
Bezplatný stůl vám pomůže soustředit se na práci. – Zdroj
Zbavte se nepořádku na virtuální i fyzické ploše. Staré časopisy, papíry, záznamy, účtenky, disky – na běžném stole; nespočet složek, souborů – na té virtuální. To vše ruší a ztěžuje soustředění. Bez toho se bude lépe dýchat.
Na virtuální ploše ponechte pouze tematické složky, například „Práce“, „Dokumenty“, „Sport“, „Poradenství“, „Rodina“ a vše ostatní si uspořádejte v nich. Neukládejte jednotlivé dokumenty na plochu.
6. Uvolněte paměť
Pro náš mozek je těžké udržet si něco v paměti a zároveň hluboce přemýšlet. Osvoboďte svou mysl od plovoucích úkolů a bude pro vás snazší přemýšlet. Chcete-li to provést, musíte udělat něco jako „vyložení“ mozku. Stačí si zapsat všechny úkoly, které vás napadnou – později je můžete vyřadit.
Získejte všechny své úkoly na papír. – Zdroj
Pokud máte knihu „Getting Things Done“ od Davida Allena, použijte seznam připomenutí seskupených podle různých oblastí vašeho života – usnadní vám zapamatování všech úkolů, které vám visí v paměti. Ale vystačíte si s jednoduchým poznámkovým blokem.
Vše, co je složitější a větší, jsou projekty, které lze rozložit na úkoly. Po vyložení paměti zadejte úkoly do úložného systému, který je pro vás pohodlný – hlavní věc je, že jde o externí úložiště, nikoli váš mozek.
7. Stanovte si jednoduchá pravidla
Jednoduchá pravidla umožňují šetřit energii ve složitém světě. Je jednodušší si jídlo na rozvoz domů vůbec neobjednávat, než přemýšlet, kde si zdravé jídlo objednat. Je snazší rozhodnout se, že nebudete pít alkohol nebo vypít jednu sklenici dvakrát týdně, než vypočítat přijatelnou dávku pomocí složitého algoritmu.
Pro nás v MIF bylo jednodušší rozhodnout se, že budeme diskutovat o každé knize doporučené čtenáři, než vymýšlet (a používat, což je ještě důležitější) složitý algoritmus pro předvýběr.
