Tento svět je zachvácen pandemií nedokončených záležitostí. Každý den miliony lidí nadšeně začínají nové věci a opouštějí je, aniž by kdy dosáhli konce. Nedokončené knihy, nesplněné sliby, že zhubnete, postavíte dům, vytvoříte program, web, pet projekt.
Nedokončené záležitosti nás trápí. Vracíme se k nim znovu a znovu a v duchu vytváříme nekonečný koloběh sebevýčitek, výčitek a výmluv. A opuštěné projekty často způsobují potíže ostatním.
V tomto příspěvku budeme hovořit o tom, co způsobuje tuto masivní nemoc a jak se s ní vyrovnat.
Proč se vzdáváme toho, co jsme začali?
Hlavním důvodem všech nedokončených úkolů jsou potíže na cestě k cíli. Někdo to vzdá při první překážce, jiný postupně ztrácí motivaci a sílu bojovat. Mnoho lidí se nachází ve stavu vnitřního rozporu: na jedné straně jsou na potíže zcela nepřipraveni, na druhé straně je sami vyhledávají nebo je dokonce vytvářejí.
Psychologové tomu stavu říkají vnitřní sabotáž. Být v něm, lidé se brání v dosahování svých cílů. Vnitřní sabotáž může být způsobena například kritikou ze strany rodičů, trestem za selhání a nedostatek podpory nebo větou „neuspějete“.
Existují další důvody, proč se naše plány nikdy nestanou skutečností. Mezi ně patří:
Vlastnosti temperamentu: extroverti a cholerici jsou od přírody závislí lidé. Rychle podněcují nápady, ale ještě rychleji mizí, zvláště když čelí potřebě provádět skutečné rutinní činnosti.
Načítání je příliš vysoké. Z tohoto důvodu musíte řešit několik věcí současně a riskovat selhání všeho.
Nejasný cíl a nedostatek kritérií úspěchu. Nemůžete věci dotáhnout do konce, pokud nemáte jasný cíl. Ano, znovu vám připomínáme SMART a další způsoby, jak proměnit plán ve skutečnost. „Chci zbohatnout“ není cílem, na rozdíl od „vydělat 2 miliony rublů do 10. září 2023“.
Dezorganizace. Ani správně formulovaný cíl se nesplní bez jasného plánu, s úkoly, dílčími úkoly a metodami jejich řešení.
Přehnané nároky, sebekritika, nereálné cíle. Je nepravděpodobné, že se za tři měsíce stanete prezidentem Brazílie, i když si takový cíl zapíšete plně v souladu se vzorcem SMART.
Cíl není inspirativní. Vášeň, nadšení a kreativní impulsy rychle zmizí, pokud neodpovíte na otázku „proč to potřebuji? Problémem je málokdy nedostatek vůle, ale častěji nedostatek motivace.
V knize Jen Yager „Všechno! Doveďte to do konce,“ zdůrazňuje 22 důvodů, proč lidé v polovině skončili s tím, co začali. Je mezi nimi nejen zcela logický strach z neúspěchu, ale také strach z úspěchu, strach z dokončení úkolu, sklon k perfekcionismu a samozřejmě velká a strašná prokrastinace.
Jak nepřestat
Plánovat
Jedním z důvodů ztráty nadšení, které měl člověk na startu, je podcenění složitosti případu. To znamená, že v první řadě je potřeba rozdělit úkol na malé dílčí úkoly a denně vykonávat určité množství práce.
Po stanovení cíle musíte pochopit, kolik úsilí, času a zdrojů bude zapotřebí k jeho dosažení. Chcete-li to provést, naplánujte si každý svůj krok a zapište si fáze pokroku směrem k cíli do seznamu nebo kalendáře a nezapomínejte na časovou rezervu pro situace, kdy se něco pokazí.
Sledujte svůj pokrok. Abyste viděli, v jaké fázi se právě nacházíte, mějte list projektu, zapisujte si úkoly a jejich aktuální stav. Formulujte klíčové ukazatele výkonu pro cíle, kterých chcete dosáhnout.
Je důležité plánovat úkoly a pravidelně sledovat výsledky, denně nebo týdně. To pomůže zvýšit odpovědnost a dodržet plán.
Omezte čas plánování
To vám pomůže vyhnout se pronikání do nekonečných detailů. Jedním z důvodů, proč projekty nejsou nikdy dokončeny, je touha popsat vše co nejpodrobněji, aby to dopadlo super cool. Přílišné zaujetí detailů při plánování ve skutečnosti vede k významným chybám v důsledku skutečnosti, že některé body nebyly zohledněny nebo změněny.
Existuje další důvod, proč pokračujeme v leštění neexistujících hrubých okrajů plánu, místo abychom jej začali realizovat: je nemožné selhat, pokud nic neuděláme. Práce na plánu dává falešné uspokojení, že práce nestojí.
Jasný termín při sestavování plánu poskytne výchozí bod pro zahájení skutečných akcí.
Dekompozice: proveďte projekt po částech
Velké projekty vypadají skličující. Kniha, diplomová práce, softwarový balík nebo rozsáhlá kampaň se skládá z mnoha různých úkolů. Pokud se pokusíte udělat vše najednou, projekt je odsouzen k neúspěchu.
Napište, jak dlouho plánujete projekt dokončit. Práci si pak rozdělte do malých denních kroků, které vás posunou k jejímu dosažení. Díky tomu dostanete na každý den seznam konkrétních úkolů.
Ujistěte se, že zatížení není nadměrné. Nejlepší je pohybovat se pomalu a zůstat v pohybu.
Rozdělením projektu na části můžeme „sníst slona kousek po kousku“.
Delegát
Nejúčinnější využití času je dělat to, co umíte nejlépe a co nikdo kromě vás neumí. Správné delegování vám umožní uvolnit cenný čas a zdroje pro tento projekt, který byste nikdy neměli čas dokončit. Nebo takový, který bude trvat déle, než jste čekali.
Pravidla pro efektivní delegování:
Rozhodněte se, které úkoly, část projektu nebo celý projekt chcete delegovat. Dejte pryč to, co nechcete dělat, nebo to, co někdo jiný umí stejně dobře (nebo dokonce lépe) než vy.
Ujistěte se, že dáváte jasné pokyny. V konečném důsledku nesete odpovědnost za práci, kterou vykonává osoba, na kterou ji delegujete. Požádejte zaměstnance, aby úkol zopakoval, a poté se ho zeptejte, jak přesně ho dokončí. To ukáže, zda byly vaše pokyny přijaty správně.
Stanovte si přísný termín a poskytujte pravidelnou zpětnou vazbu. Stanovte si konkrétní datum nejen dokončení práce, ale i zodpovězení úkolu. Čím konkrétnější, tím lepší. Dohodněte se na diskuzi o výsledcích, během které si poznamenáte, co se povedlo a na čem je ještě potřeba zapracovat.
Delegujte nejen úkol, ale i odpovědnost za jeho realizaci. Jde o to, že když úkol zadáte správně, tak vlastně ušetříte čas a své hodiny jako specialista věnujete těm úkolům, které zvládnete jen vy. Kontrolujte umělce, dokud si nebudete jisti, že můžete přenést plnou odpovědnost za úkol a za práci, kterou dělá.
Požádat o pomoc
Není možné vědět a umět úplně všechno. Proto je zcela přirozené, že někdy není možné se s úkolem vyrovnat sami. Neváhejte a vyhledejte pomoc a radu od těch, kteří mají odborné znalosti ve vašem podnikání.
Stanovte nepohyblivou lhůtu
Neposouvající se termín zahájení projektu poskytuje oporu a pomáhá realističtěji posoudit termíny plnění úkolů. Pokud nemůžete termín dodržet, měli byste se okamžitě rozhodnout, co lze odložit pro implementaci po spuštění nebo pro další iteraci.
Přidejte kontrolní body na cestě k uzávěrce
Nikolaj Toverovskij v knize “Řízení projektů, lidí a sebe sama” představuje projekt v podobě housenky. Pokud není ovládán, může se odplazit na úplně jiné místo, než se očekávalo. Nikolay navrhuje opravit dráhu housenky v požadovaném směru pomocí „hřebíků“ – kontrolních bodů nebo průběžných termínů, které také nelze přesunout. Je důležité, aby milníky následovaly v pravidelných intervalech a aby každý účastník projektu jasně chápal, jakou práci by měl v tomto bodě udělat.
Zakázat multitasking
Při žonglování s několika úkoly v prostoru pozornosti si nejsme schopni všimnout a zapamatovat si detaily toho nejdůležitějšího. Když děláme multitasking, zpracováváme dokonce úkoly v úplně jiné části mozku. Russell Poldark, profesor psychologie na Stanfordské univerzitě, věří, že „Když děláme více věcí najednou, více se spoléháme na bazální ganglia, mozkový systém zapojený do učení dovedností a návyků. Když však kódujeme informace ve více zaměřeném režimu, spoléháme se více na hipokampus, který ve skutečnosti pomáhá ukládat informace a získávat je z paměti.“
Soustředěné plnění jednoho úkolu eliminuje neefektivní přepínání, ale hlavně vám nedovolí strhnout se novým projektem, kvůli kterému nedokončíte ten aktuální.
Vypněte perfekcionismus
Definujte kritéria úspěchu a udělejte to dostatečně dobře. Neusilujte o absolutní dokonalost. Nikdo nepotřebuje perfektní práci, když mu to zabere celý život. Udělejte hlavní hlasitost co nejrychleji a teprve poté proveďte úpravy.
Nečekejte na inspiraci
Pablo Picasso řekl: „Nečekejte na inspiraci, začněte. Inspirace existuje, ale přichází, když pracujete, musí vás v práci najít. Neztrácejte spoustu času čekáním na „správný“ okamžik. Pokud udeří inspirace, skvělé, pokud ne, donuťte se pracovat. Při vytváření něčeho nového je pošetilé očekávat podporu. Inspirace je jako koření – potřebujete z ní jen trochu, ale vše může změnit.“
Přestaňte myslet bez činu
Při zvažování projektu neváhejte jednat, jen to umocní pocit stagnace. Každý učiněný krok, každý malý detail k dokončení úkolu vám otevře nové příležitosti a probudí emoce, kterých jste si dříve nevšimli. Právě tyto emoce se často stávají rozhodujícím faktorem pro pokračování v práci na projektu.
Dovolte si opustit beznadějné projekty
Pokud projekt ztratil svou relevanci nebo se náklady na jeho realizaci ukázaly jako nepřiměřeně vysoké, stojí za to si udělat pauzu a posoudit, zda má cenu pokračovat. S vysokou pravděpodobností vám opuštění beznadějného projektu nebo irelevantního cíle umožní přejít do slibnějších oblastí a dosáhnout tam úspěchu.
Závěr
Schopnost dokončit to, co začnete, je skvělý způsob, jak zlepšit svůj život, zbavit se bolestivých výčitek, pochybností, zvýšit sebevědomí, dosáhnout úspěchu a uznání. Metody uvedené v tomto příspěvku, jak dovést věci do konce, nejsou nějakým nejvyšším zjevením nebo zbraní absolutního „dosažitele“, ale pokud jsou systematicky používány, pomohou vám dosáhnout zamýšleného cíle a získat uspokojení z výsledku.
EvaTeam nahrazuje atlasský ekosystém v Rusku. EvaProject je náhradou za Jiru. EvaWiki je náhradou za Confluence. A EvaServiceDesk je náhradou za Jira Service Management. Bezproblémová integrace mezi produkty.
