Jak si rozdělit čas, abyste vše stihli

Když máte na práci celou horu věcí, chcete, aby den měl 48 hodin. Existuje ale realističtější způsob, jak se vypořádat s úkoly – time management.

Nejčastěji problém spočívá v neschopnosti správně rozdělit úkoly a řídit svůj čas. Time management je celá věda, která vám pomůže se s tímto problémem vyrovnat.

Metody řízení času jsou navrženy tak, aby optimalizovaly a pohodlně organizovaly váš čas. Existuje mnoho různých technik, kterým se budeme věnovat v tomto článku. A můžete si vybrat ten nejvhodnější pro sebe.

Všechny metody řízení času jsou postaveny na třech základních principech:

1. Stanovení priorit. Nejprve určíme, jak naléhavý je úkol a zda existují jiné, důležitější záležitosti.

2. Plánování. Musíte si udělat miniplán: kdy začnete úkol plnit a jak dlouho by to přibližně mělo trvat.

3. Strukturování. Určete si sami kritéria, podle kterých budete hodnotit míru připravenosti úkolu a dosažené výsledky.

Nyní, když jsme pochopili základy, můžeme začít zopakovat samotné techniky.

1. “Snězte žábu!”

Tak se nazývá metoda Briana Tracyho, kanadsko-amerického řečníka a obchodního kouče. Samozřejmě, že nebudete muset jíst živé žáby. Jejich místo zaujmou ty nejtěžší úkoly, protože jejich provádění je stejně nepříjemné jako pojídání těchto ubohých obojživelníků (zde budou Francouzi argumentovat).

Jde o to, udělat všechny nejtěžší věci v první polovině dne, kdy máte ještě spoustu energie. Celý den si nezkazíte náladu myšlenkou na nepříjemný úkol a euforie z toho, že to nejtěžší máte za sebou, vám dá sílu řešit menší a jednodušší věci.

2. Rozdělení velkého úkolu

Této metodě se také říká „jíst slona kousek po kousku“ (co se dá dělat: v time managementu chce každý někoho sníst). Cílem je vzít jeden velký úkol a rozdělit ho na mnoho malých. S jakýmkoli úkolem se dokážete vypořádat „po částech“, už se vám to nezdá ohromující.

Vaším cílem je například stát se špičkovým specialistou ve svém oboru. K tomu musíte zlepšit své dovednosti, sbírat portfolio a úspěšné případy, účastnit se různých odborných kurzů. soutěže a fóra. Pro splnění těchto úkolů budete muset absolvovat další školení, zlepšit svůj životopis, najít zákazníky atd. – cíl je tedy rozdělen na pohodlné „kousky“. Pro někoho budou větší, pro jiného menší – řiďte se svými pocity.

READ
Počasí v domě. Jak dosáhnout harmonické souhry v rodině

3. Eisenhowerova matice

Jedná se o jednoduché, ale fungující schéma, které rozděluje úkoly na naléhavé a důležité. Matice se skládá ze čtyř čtverců: získáme je křížením os „důležité – není důležité“ (osa X) a „naléhavé – není naléhavé“ (osa Y).

Použití matice je velmi snadné: stačí rozdělit své úkoly do jejích kvadrantů.

První kvadrant je „důležitý a naléhavý“. Jsou to úkoly, které je potřeba splnit co nejrychleji a nejdou odložit.

Třetí kvadrant je „naléhavý, ale ne důležitý“. Obvykle se jedná o každodenní úkoly (včetně domácích úkolů), které je třeba splnit, ale nejsou příliš důležité. Nejčastěji se jedná o takové věci, které lze na někoho delegovat.

4. Time management podle chronotypu

O této metodě hovořil kandidát lékařských věd a klinický psycholog Michael Breus. Rozdělil lidi do 4 chronotypů, na základě kterých by si měl každý individuálně naplánovat svůj pracovní rytmus.

    “Medvědi”. Vstávají v 7-11 hodin, maximální produktivita je od 11 do 18 hodin a spát chodí nejpozději ve 23 hodin.

“Lvi”. Sami se probouzejí velmi brzy – od 5:30 do 10 hodin, produktivní jsou od 10 do 17 hodin a spát chodí až do 22:30.

“delfíni”. Tito lidé mají spíše neklidný spánkový režim. I když vstanou od 6-10 ráno, mohou snadno znovu usnout. Aby mohli klidně usnout před 00:00, musí se vyhnout rozptylování gadgety a odložit je 2 hodiny před spaním. Nejproduktivnější hodiny jsou od 10 do 18 hodin.

5. Technika Pomodoro nebo „Metoda Pomodoro“

Jedná se o metodu záznamu času, kterou vyvinul Francesco Cirillo. Jeho podstatou je, že část času pracujete a část času odpočíváte. Musí se jednat o jasně omezené intervaly.

V případě Pomodora je doba jednoho „pomodora“ 30 minut, z toho 25 pracujete a 5 odpočíváte. Potřebujete dokončit 4 takové cykly práce a odpočinku, abyste si udělali velkou 30minutovou přestávku.

Mimochodem, metoda se nazývala „Pomodoro“ na počest kuchyňského časovače rajčat (jeho celý cyklus trval půl hodiny).

6. Jeden úkol po druhém

V roce 2009 provedli vědci ze Stanfordské univerzity experiment, ve kterém zjistili, že pokud člověk současně plní několik intelektuálních úkolů, například vymýšlí scénář a vytváří obsahový plán, hůře se soustředí, myslí a pamatuje.

READ
Jak nebýt nudný Co dělat, abyste ho potěšili

Mnohem efektivnější je vyčlenit si jeden úkol v jednom časovém úseku a soustředit se pouze na něj. Výjimkou je kombinace fyzické a duševní aktivity. Když například běháte v posilovně na dráze a vymýšlíte témata na konferenci, jedno nebude rušit druhé.

Pro Kanban budete potřebovat tabulku se třemi sloupci: „udělat“, „Probíhá“ a „Hotovo“. Pokud vaše úkoly vyžadují více kroků, můžete vytvořit více sloupců.

Zpočátku jsou všechny úkoly v kategorii „je třeba udělat“, poté jsou převedeny do „probíhá“ a v konečné fázi – do „hotovo“. Díky této metodě pro vás bude snazší sledovat své úkoly, vizualizovat je a vypočítat svou sílu.

Sestavili jsme krátký seznam aplikací, které vám pomohou otestovat metody, které jsme probrali, ve vhodném formátu.

Trello je bezplatná nástěnka Kanban pro týmovou práci a osobní použití.

Focus To-Do je časovač a správce úloh Pomodoro.

Notion je databáze pro ukládání a organizaci všeho.

Vyzkoušejte všechny metody a zjistěte, která z nich je pro vás nejúčinnější. Můžete nám také říci o dalších metodách, které jsme v článku nezmínili (vezměme je v úvahu).

Přihlaste se k odběru našeho telegramového kanálu „Digital Squad“. Každý den tam zveřejňujeme všechny důležité aktualizace, novinky a články týkající se SMM, reklamy, digitálu a dalších.

Rating
( No ratings yet )
Like this post? Please share to your friends:
Leave a Reply

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: