Obchodní profesní korespondence: základy a pravidla

Naučili jsme se psát inteligentní a příjemné obchodní dopisy, které posíláme partnerům, užitečným známým a zákazníkům. Jsou přesné, stručné a zdvořilé. V obchodní korespondenci s kolegy ale často děláme chyby.

Jak obvykle komunikujeme s kolegy?

Ahoj! Tam mě klient požádal, abych něco udělal, stále jsem nerozuměl. Zvládneš to do zítřka?

Komu: project@********.ru, manager@********.ru, kolya@********.ru, podání@******** *.ru, superduper@********.ru, arinastepanovna@********.ru, kotik@********.ru, natasha1990@***** ***.ru, klassnjiparen@********.ru, irrishka@********.ru, bigboss@********.ru, russiavpered@*** *****.ru….

No, dohodli jsme se? Uděláš to?

Jak ukazuje praxe, kolegové ucpávají pracovní e-maily úspěšněji než partneři, zákazníci a spam dohromady. Každý den je na pracovní e-mail zaměstnance kanceláře zasláno asi 20 dopisů. Každou je třeba číst, každou je třeba zodpovědět. Pokud ušetříte alespoň minutu na pochopení významu a formulaci odpovědi, uvolní se poměrně dost času.

Navrhuji proto prostudovat si pravidla interní firemní obchodní korespondence, kterou můžete poslat svým kolegům, pověsit na nástěnku nebo publikovat na své stránce LinkedIn.

Pravidla pro vnitropodnikovou obchodní korespondenci

Obsah dopisu

Pracovní pošta je pro pracovní dopisy, takže je lepší okamžitě omezit okruh témat, na která byste měli psát obchodní sdělení:

  1. Dopisy o dohodě: objasnění významu dohody, času, místa a dalších věcí projednávaných ústně.
  2. Souhrnné dopisy po schůzkách.
  3. Úkolové dopisy.
  4. Dopisy s komentářem k úkolům.
  5. Dopisy se soubory.

Pro další drobné úkoly je tu Skype a další služby.

Předmět je potřebný ze dvou důvodů:

  1. Slouží jako oznámení pro celý dopis a zabraňuje jeho odeslání do složky Spam.
  2. Usnadňuje vyhledávání e-mailů: je snazší hledat v konkrétním tématu než v celé poštovní schránce.

Předmět je základem objednávky ve vaší schránce. Uveďte obsah dopisu v jedné krátké větě, aniž byste ohrozili jeho význam, a vložte jej do pole „Předmět“.

Téma: Dohoda → Dohodněte se prosím na dohodě

Předmět: Naléhavé → Přišly bankovní údaje (urgentní)

Téma: Důležité → Shrnutí projektové schůzky ***

Pokud se korespondence provádí na konkrétním projektu, má smysl vytvořit pro něj samostatnou složku: nastavení většiny poštovních schránek to umožňuje. Ve své poštovní schránce můžete vytvářet podtémata: například „Úpravy“ nebo „Aktuální úkoly“.

Důležité: Při odesílání odpovědi neměňte téma a ponechte si příběh. Udržujte pořádek ve schránkách svých kolegů.

Adresování

Do pole „Komu“ zadejte ty, od kterých je požadována odpověď na dopis. Pokud je příjemců více, musí se zpravidla odhlásit všichni.

READ
Muž Býk Rak žena v posteli

Do pole „Kopírovat“ zadejte ty, kteří by si měli být vědomi komunikace, ale nemusí na dopis reagovat. Pokud je v této oblasti jeden z manažerů, korespondence se okamžitě stává konstruktivnější a reakce jsou rychlejší. Pole „Skrytá kopie“ se nedoporučuje, je to stejně neslušné jako našeptávání v přítomnosti třetí osoby.

Důležité: pokud je to možné, neuvádějte do pole „Komu“ více než pět lidí. E-mailová schránka se v tomto případě během půl hodiny promění v smetiště, kde je nemožné to roztřídit.

Pozdravy

Pozdrav jménem („Igor, ahoj!“, „Oleg, ahoj“) je jednoduchý standard zdvořilosti. Dopis bez pozdravu nenápadně změní náladu příjemce. I když píšete starému příteli, pozdravte ho v prvním dopise dne.

Psychologové již dávno prokázali, že lidé rádi slyší a čtou jejich jméno.

První věta je podstatou dopisu

První odstavec je nejdůležitější. V něm autor dopisu sděluje, co od příjemce chce. Pokud jsou přijaty úpravy, na prvních řádcích je uvedeno „Úpravy dorazily pro projekt****. Prosím, podívejte se a odešlete, až budete schopni vše dokončit.“

Pokud je potřeba vyřešit hodně problémů, vyplatí se na začátek napsat „Nashromáždily se mi otázky k projektu. Odpovězte prosím do jednoho dne.”

Nezapomeňte si přečíst všechny přílohy a přeposlané komentáře

Pokud přeposíláte přílohy nebo cizí dlouhý e-mail, přečtěte si jej (pokud jste text nedostali omylem). Možná by stálo za to udělat krátké shrnutí, upozornit na obzvláště důležité body, nebo naopak požádat, abyste nepřikládali důležitost. To bude užitečné, pokud budete dopis v budoucnu potřebovat.

Vyjasnění

V dopise je užitečné klást vysvětlující otázky: jak dlouho bude trvat dokončení úkolu? Stihnete vše stihnout do úterý? Máte otázky ohledně psaní? Upřesnění znamenají odpověď na dopis, což znamená, že budete mít jistotu, že se informace dostala k příjemci a on úkol neodložil.

Pravopis a interpunkce

Znovu si přečtěte dopisy, opravte chyby a překlepy, i když je příjemcem kolega váš starý přítel, který všemu dokonale rozumí.

Existuje pro to několik důvodů:

  • Obchodní pošta je pro obchodní komunikaci, která je bez pravidel nemožná. V práci jste kolegové, ne přátelé. To disciplinuje.
  • Váš kolega může e-mail přeposlat nebo jej citovat v jiné zprávě.

Struktura

Pravidlo „jedna novinka – jeden dopis“ dnes nefunguje: agenda je příliš velká. Když je otázek hodně a každá potřebuje odpověď, očíslujte je. Díky tomu budou informace i vizuálně srozumitelnější. Pokud je podrobný dopis věnován jednomu tématu, napište každý nápad do samostatného odstavce.

READ
Metody ovlivňování člověka – důkladně studujeme

Důležité: odpovězte na dopis s řadou otázek bod po bodu. Na začátku každého bodu uveďte citát, na který je odpověď určena.

Rychlost odezvy

Obvyklá doba pro odpověď na pracovní dopis je půl hodiny až hodina (v korespondenci s partnery nebo jinými osobami mimo vaši společnost se tato doba prodlužuje: zpravidla s vámi nemusí řešit urgentní problémy). Pokud nemůžete odpovědět na e-mail dostatečně rychle, vysvětlete to v e-mailu s odpovědí („Potřebuji čas na shromáždění materiálu“ nebo „Odpovím vám podrobně do tří hodin“).

Důležité: Neposílejte e-maily ani neodpovídejte na pracovní zprávy mimo pracovní dobu. Měj soucit se všemi.

V moderním světě obchodní kontakt často začíná obchodní korespondencí – písemnou formou obchodní interakce, která zahrnuje jakýkoli typ korespondence (dopis, zpráva atd.) zaslanou jakýmkoli úředníkem jeho jménem a z titulu jeho funkce.

Důležitým aspektem je dodržování určitých norem etikety. V opačném případě může dojít k přerušení navázaných spojení a ztrátě klienta nebo obchodního partnera. Kvalitně zpracovaná obchodní korespondence přispívá k co nejpříznivějšímu dojmu o vás nebo společnosti.

Zvládnutí kouzla písmen je důležité pro každého člověka. Například při hledání nového zaměstnání: sestavení a odeslání životopisu, testovací úkoly, motivační dopisy, doplňující informace o sobě, domluvení času schůzky.

Zajímavé je, že pravidla obchodní korespondence, která dnes existují, byla vyvinuta asi před 150 lety v Anglii.

Typy obchodních dopisů

Chcete-li se rozhodnout, jak napsat dopis, musíte znát rozdíly mezi jeho typy. To vám pomůže rozhodnout se pro téma zprávy a její správný design. To vám pomůže vyhnout se tomu, abyste v očích důležitého soupeře nevypadali hloupě.

Podle konstrukční struktury existují:

  • Komunikační dopisy

To zahrnuje odmítavé dopisy, nároky, omluvy a přiznání. Vše, co zaměstnanec používá při své profesní činnosti.

Důležitý typ psaní. Díky ní se sečtou výsledky schůzky, vytvoří se dohody, určí se čas plnění úkolů a obě strany se přesvědčí o správném pochopení smlouvy.

Pravidla obchodního dopisu

Způsob, jakým se blogeři vyjadřují, není vaše volba. Chyby a překlepy se neomlouvají. Nemůžete se utěšovat potížemi s učením se jazyka od dětství. Musíte být na sebe co nejnáročnější. V opačném případě vykresluje nepříznivý obraz vaší osobnosti a vzdělání.

READ
Ena Váhy ve vztazích

Zvláštností obchodní korespondence je, že chyby v pravopisu odborných slov jsou považovány za indikátor neschopnosti člověka ve zvolené oblasti.

  1. Vyhněte se používání slov, jejichž přesnou definici neznáte. Jako poslední možnost si ověřte jejich význam ve slovnících.
  2. Vyhněte se používání specifické terminologie. Některá slova mohou být pro účastníka jednání neznámá a mohou být nesprávně interpretována. Etiketa obchodní korespondence v takových případech zahrnuje poskytování vysvětlení pojmů a zkratek.
  3. Pište krátkými větami. Délka a pestrost konstrukcí jsou vhodné při psaní románu, nikoli při obchodních jednáních.
  4. Nejprve napište zprávu nikoli do těla dopisu, ale do dokumentu v počítači nebo online editoru. Pozitivním aspektem je automatická kontrola pravopisu a interpunkce textu. To také zabraňuje tomu, aby byl dopis náhodně odeslán adresátovi předčasně nebo ztracen kvůli zavření prohlížeče nebo ztrátě internetu. Při práci v Microsoft wordu používejte automatické ukládání materiálu v určitých intervalech.
  5. Měli byste se vyhnout psaní zprávy na telefonu nebo tabletu. Hrozí nevhodná autokorekce.
  6. Před odesláním zkontrolujte chyby a konzistenci textu. Doporučuje se po hodině znovu zkontrolovat napsaný text, dočasně přejít na jiné věci a zapomenout na jeho psaní. To vám pomůže podívat se na text z jiné perspektivy a vidět všechny nepřesnosti.

Obchodní dopis design

Při přípravě a vedení korespondence je třeba věnovat zvláštní pozornost detailům. Ukazuje také respekt k soupeři a umožňuje vám ušetřit čas, který byste mohli věnovat předělání materiálu.

Následující aspekty by neměly být opomíjeny:

  • Správné vyplnění předmětu dopisu

Pokud je toto první zpráva, název může být jasný. Pokud však již komunikace s namítajícím existuje, měl by být předmět dopisu uveden stručně a výstižně. To jsou základy komunikace. Pomohou vám po chvíli zprávu najít, takže opětovné přečtení bude snadné pro odesílatele i příjemce.

Zpráva, kterou posíláte, může obsahovat otázky, na které musíte odpovědět. Má smysl na ně odpovídat, citovat každou zvlášť. Při odesílání dopisu s několika přeposláními se vyplatí použít číslování a rozdělit text na odstavce. Tímto způsobem bude účastníkovi rozhovoru jasné, na jakou otázku odpovídáte.

Nadměrné řetězce nabídek vytvářejí pocit chaosu v komunikaci. Pokud se však potřebujete vrátit k dříve odeslaným zprávám nebo připomenout něco partnerovi, stojí za to to udělat. Zejména pokud jde o rozpočet, balíček služeb a čas.

  • Vezměte v úvahu všechny obdržené informace
READ
Co dělat, když se vašemu dítěti vůbec nechce do školy?

Při psaní dopisu se musíte stručně vyjádřit ke všem dokumentům, které přikládáte vy nebo váš partner. Příjemci tak bude hned jasné, jaký obsah souborů na něj čeká.

  • Vlastní podpis je obdobou vizitky

Obchodní korespondence vyžaduje podpis. Může být automatický, pak bude přítomen v každém odeslaném dopise. Jak vytvořit informativní podpis? Použijte své jméno a příjmení, aktuální pozici, pracovní kontakty a logo společnosti.

Například: “S úctou, Ivan Ivanov, váš projektový manažer, telefonní číslo nebo jiní poslové.” Nebo „S pozdravem Ivan Ivanov. “.

Podpis může být také chytlavý a kreativní, což naznačuje zvláštní spojení se společností nebo příčinou. Například zaměstnanci sítě knižního průmyslu mohou při vkládání názvu aktuálních nových produktů použít frázi „Aktuálně čtu. “. Takové věci je ale lepší koordinovat s nadřízenými.

Pravidla obchodní korespondence vyžadují uvedení poštovní adresy. Bylo by lepší, kdyby byl čistě dělník. Může tam být zobrazen název firmy, pozice, jméno nebo příjmení, nikoli však rok narození nebo hravé přezdívky/slova. Je lepší přemýšlet o správném názvu adresy mnoho let, pokud ji plánujete opustit, i když změníte činnost nebo pozici.

V dokumentaci se nejčastěji používá písmo Times New Roman, velikost 12 pro tabulky nebo 14 pro text. 1,5-2 intervaly. To jsou nevyřčené základy.

Obchodní komunikační styl

Obchodní korespondence zahrnuje jemnou rovnováhu. Zde je nevhodná přátelská komunikace, ale nehodí se ani důrazně drsná komunikace.

  • Závažnost návrhů

Zdrobnělá slova a slangové výrazy budou nevhodné.

  • Používání emotikonů

Emotikony používejte opatrně nebo se jim vyhněte. První kontakt jejich přítomnost v zásadě neumožňuje. V budoucnu mohou být přítomny závorky, ale pouze pozitivní, v mírném množství. Milost a humor jsou v tomto stylu komunikace nepřijatelné. Tento formulář je nepřijatelný, pokud jste podřízeni svému partnerovi.

  • Pozdrav jménem a patronymem

Pravidla pro vedení obchodní korespondence znamenají uctivý přístup k partnerovi, pozornost a zájem o jeho osobu. To zvyšuje zájem vašeho protivníka o vás a zvyšuje šanci na jeho shovívavost. Je vhodné znát předem jméno osoby, kterou oslovujete, a také její preference ohledně adresy.

  • Odpovězte do dvou dnů

Správné je odeslat odpověď na zprávu do několika pracovních dnů. Jinak je to považováno za neuctivé. Pokud byl dopis odeslán před víkendem nebo dovolenou, nemusíte na něj odpovídat, pokud to není naléhavé. V opačném případě musíte svého partnera upozornit na dočasnou nepřítomnost vaší odpovědi nebo se krátce odhlásit z obsahu dopisu.

  • Nedostatek dotěrnosti
READ
Sexuální pozice na stole: praktický průvodce a praktické tipy

Neustále se na něco ptát, žádat potvrzení se vám ukáže ve špatném světle. Pokud je vyžadováno potvrzení od partnera, můžete mu připomenout, že je potřeba odpovědět do tří dnů. Pokud je záležitost naléhavá, je lepší ji zmínit hned ve své první zprávě.

Etiketa obchodní korespondence často umožňuje oslovit soupeře tak, jak to dělá on. Tím se zvyšuje možnost vzájemného porozumění a komunikace na stejné úrovni. Sledujte, jaké výrazy, styl komunikace a adresu používá váš partner.

Pokud komunikace probíhá kolem nebo během oficiálních svátků, stojí za to poblahopřát partnerovi. Toto jsou pravidla obchodní korespondence. Je také užitečné vědět, kdy má váš soupeř narozeniny.

Elementární zdvořilost by byla slova vděčnosti v reakci na gratulaci, pozvání nebo vysvětlení.

Vezmeme-li v úvahu všechny výše uvedené vlastnosti, nebude těžké navázat kontakt se svým partnerem a vytvořit si o sobě příznivé mínění.

Význam pravidel obchodního psaní

Ve skutečnosti je každý zaslaný dopis vizitkou, která odráží naši zvolenou obchodní pozici. Aby vypadala slušně, vzbuzovala respekt a důvěru a jednání provázela pohodlnost a efektivita při řešení problémů, znalost pravidel slušného chování a jejich neustálé dodržování je neochvějnou zárukou úspěchu.

Pro jakoukoli korespondenci, na internetu nebo v dopisech, platí stejně přísné normy jako při telefonické komunikaci nebo osobním jednání. Principy, na kterých je interakce postavena:

  • vzájemný respekt mezi oponenty k osobnosti a obchodnímu postavení druhé osoby;
  • pozornost k obchodním zájmům oponenta;
  • respektování důvěrnosti;
  • dochvilnost při řešení důležitých úkolů.

Obchodní korespondence je nezbytná, protože:

  • při odesílání dopisu není žádná odpověď, i když byla naznačena;
  • dopisy se ztrácejí v toku zbytečných informací a zaměstnanci si neustále volají, aby si zkontrolovali poštu;
  • po přečtení e-mailu není zcela jasné, co je od vás potřeba;
  • Kvůli množství detailů a chaosu informací ve zprávách jsou myšlenky zmatené a složitý problém není nikdy vyřešen.

Pokud zavedete obecná pravidla pro vedení obchodní korespondence, můžete ušetřit spoustu volného času. To pomůže vyhnout se výše uvedeným problémům.

Rating
( No ratings yet )
Like this post? Please share to your friends:
Leave a Reply

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: