Ruské ministerstvo práce aktualizovalo příkazem č. 320n ze dne 19.05.2021. května 69 formulář papírového sešitu a postup jeho registrace. Byl schválen aktualizovaný pokyn k vyplnění sešitu namísto neaktuálního schváleného usnesením MPSV č. 10.10.2003 ze dne 01.09.2021. října XNUMX. Nová pravidla vstoupila v platnost XNUMX. září XNUMX.
Formulář se zvětšil – aktualizovaný formulář nemá 10, ale až 14. Obecný obsah a sekce se nezměnily.
V pravidlech designu jsou významné inovace:
- Zápisy je možné provádět pomocí technických prostředků, razítek (pečetí), které zanechávají otisk nebo transferové barvivo.
- Informace o zkráceném úvazku je možné zadávat jak v chronologickém pořadí, tak v blocích, tedy ihned po přijetí a o propuštění.
- Bylo povoleno neosvědčit záznam o propuštění podpisem zaměstnance.
Ministerstvo práce rozhodlo nejen o způsobu vytvoření sešitu, ale také o lhůtě pro vrácení dokladu zaměstnanci, který odmítl vést papírovou knihu – nejpozději do 3 pracovních dnů ode dne podání žádosti. Ministerstvo práce dosud ve svých upřesněních uvádělo, že doklad by měl být vydán v den přijetí žádosti o přechod do elektronické podoby.
Odborníci ConsultantPlus diskutovali o tom, jak vydat novou knihu záznamů práce. Použijte tyto pokyny zdarma.
Jaké předpisy byste měli dodržovat?
Vyplňování sešitů upravuje článek 66 zákoníku práce Ruské federace. Kromě toho je v platnosti nová vyhláška Ministerstva práce č. 320n ze dne 19.05.2021. května 225. Podrobně popisuje nuance zadávání informací do dokumentu a opravy nesprávných záznamů. Pravidla pro vedení a uchovávání sešitů schválená nařízením vlády č. 16.04.2003 ze dne 01.09.2021. XNUMX. XNUMX jsou od XNUMX. XNUMX. XNUMX zrušena.
Kdo je zodpovědný za správné provedení
Podle Čl. 66 zákoníku práce Ruské federace má sešit předepsanou formu, závaznou pro všechny pracující občany, a je hlavním dokumentem o pracovních činnostech. Po zadání formuláře se provede zápis do sešitu o náboru v organizaci, kde daná osoba získala práci.
Chyby v záznamech provedených v tomto formuláři budou narušovat zaměstnání zaměstnance a registraci důchodu. Nepřesnosti opravuje zaměstnavatel, který se jich dopustil, nebo současný zaměstnavatel na základě podkladů od organizace, která se těchto chyb dopustila. Je důležité zadávat informace do dokumentu v souladu se stanovenými pravidly a vyvarovat se gramatických chyb.
Za údržbu a bezpečnost dokladu odpovídá zaměstnavatel, je povinen jej vytvořit při prvním zaměstnání. Manažer má právo jej vyplnit sám nebo tyto pravomoci příkazem přidělit personalistovi či jinému zaměstnanci.
Jste zmateni novými pravidly pro pracovní sešity? Pomocí bezplatného průvodce od ConsultantPlus uděláte vše správně. Odborníci diskutovali o tom, jak nyní pracovat s papírovou a elektronickou verzí.
Pravidla pro vyplňování sešitu v roce 2023
Pravidla stanoví následující povinnosti zaměstnavatele:
- vypracovat elektronický zákoník práce pro první zaměstnání (papírové se již neposkytují osobám, které se ucházejí o zaměstnání poprvé);
- provádět záznamy v přesně stanovené lhůtě;
- použijte přesné znění zákoníku práce Ruské federace nebo federálních zákonů s odkazem na ně, pokud je v sešitu proveden záznam o převedení na jinou pozici nebo jiné záznamy;
- zadávat informace o pobídkách za zásluhy v práci (státní vyznamenání, tituly, odznaky, diplomy);
- vrátit knihu majiteli při propuštění poslední pracovní den, a pokud se formulář stal nepoužitelným, vystavit duplikát;
- osvědčit záznamy podpisem odpovědné osoby, razítkem organizace (pokud existuje);
- upozornit zaměstnance na nutnost vyzvednutí TK, pokud si jej zaměstnanec z nějakého důvodu nemohl v den výpovědi převzít (jinak za prodlení s vydáním odpovídá zaměstnavatel);
- doplňte TK o vložku, pokud stránky dojdou;
- vést povinné záznamy o pohybu knih a vložek.
Za porušení postupu pro uchovávání, evidenci, ukládání a vydávání formulářů jsou úředníci odpovědní podle čl. 5.27 a čl. 13.20 Kodex správních deliktů Ruské federace.
Pokyny k vyplňování obsahují následující pravidla pro zadávání:
- data se zadávají arabskými číslicemi ve formátu DD.MM.RRRR;
- používat plnicí, gelové nebo kuličkové pero v černé, modré nebo fialové barvě, razítka (pečetě) nebo tiskařské zařízení;
- nepoužívejte zkratky;
- při opravě zápisy nepřeškrtávejte (toto neplatí pro titulní stranu), pod nesprávný údaj napíší „Číslo zápisu __ je neplatné“ a níže uveďte správné;
- CELÉ JMÉNO. napsat úplně, bez nahrazení iniciálami, datum narození – na základě pasu;
- informace o profesi a vzdělání jsou uváděny na základě příslušných dokladů;
- Podpis zaměstnance je nyní umístěn pouze na titulní straně.
Návod k vyplnění sešitu
Formulář se skládá ze tří částí:
- titulní strana obsahující základní údaje o zaměstnanci;
- informace o práci – informace o přijímání, překládání a propouštění;
- informace o oceněních.
Podívejme se, jak sestavit pracovní sešit, krok za krokem.
Vyplnění titulní strany sešitu
Obzvláště pečlivě připravujeme titulní stranu. Jakékoli skvrny nebo nepřesnosti činí formulář nepoužitelným.
Tato stránka by měla obsahovat následující informace:
- CELÉ JMÉNO. majitel;
- datum jeho narození;
- vzdělání (střední, specializované střední, vyšší);
- název profese jako v diplomu;
- datum otevření knihy;
- podpis osoby, která formulář vyplňuje;
- pečeť organizace (pokud existuje).
Tato stránka se vyplňuje pouze na základě dokumentů poskytnutých zaměstnancem: pas, SNILS, doklad o vzdělání (obvykle diplom), oddací list (rozvod).
Takto vypadá ukázka vyplnění titulní strany sešitu:
Sekce “Informace o pracovní pozici”
Každá stránka této sekce se skládá ze 4 sloupců:
- Pořadové číslo aktuálního záznamu.
- Datum náboru, propuštění, ocenění a dalších událostí.
- Informace o organizaci, pracovní pozici a oddělení. Zaznamenávají se zde i skutečnosti přijetí, propuštění a převedení na jinou pozici.
- Potvrzení provedeného zápisu – jméno, datum a číslo objednávky, podle které byl zápis proveden.
Informace v této sekci jsou zahrnuty do 5 pracovních dnů od data vystavení příkazu k přijetí do zaměstnání, převedení na jinou pozici, ocenění, pobídky atd. Takto vypadá vzorový záznam pro přijetí do sešitu v roce 2023:
Reorganizace podniku se odráží v této části sešitu. Tyto záznamy pomohou vysvětlit různá razítka při přijímání a propouštění a výše budoucího důchodu zaměstnance a dalších sociálních dávek závisí na správném vyplnění sešitu.
Při převodu
Přechod z jedné pozice na druhou se odráží v části „Informace o pracovní pozici“.
Existují dva typy překladů:
- interní – zaměstnanec změní pozici ve stejné organizaci;
- externí – zaměstnavatel se mění, předchozí smlouva se ukončuje, uzavírá se nová.
Při interním převodu do třetího sloupce knihy napíšou „Převedeno na pozici. “a uveďte novou pozici a název oddělení, pokud se změnil.
Při externím převodu se uvádí číslo a datum příkazu k propuštění z jedné organizace a číslo a datum příkazu k zaměstnání v jiné organizaci. V obou případech uvádíme pozici zaměstnance.
Při práci na částečný úvazek
Jsou zde také uvedeny informace o práci na částečný úvazek. Registrace se provádí na základě dokumentů poskytnutých jinou organizací, to znamená, že zaměstnanec přinese na hlavní pracoviště potvrzení, které musí obsahovat:
- úplný a zkrácený název organizace;
- název pozice zaměstnance;
- datum pronájmu;
- organizační detaily.
Spolu s certifikátem zaměstnanec předloží žádost napsanou ve volné formě a ověřenou kopii objednávky od jiné organizace potvrzující, že byl přijat. Jsou-li tyto dokumenty správně vyplněny, zanese informace do zákoníku práce personalista podniku, který je hlavním místem výkonu práce.
Příklad vyplňování sešitu při propuštění
Tato část knihy se vyplňuje stejným způsobem při propuštění.
Ve třetím sloupci jsou uvedeny důvody výpovědi a ve čtvrtém jsou uvedeny údaje o objednávce, na základě které byla smlouva ukončena.
Tyto záznamy v sešitu jsou ověřeny razítkem (pokud existuje) a podpisem zaměstnance personálního oddělení. Pokud podnik nemá personální oddělení nebo někoho odpovědného za přípravu a vedení sešitů, provádí to osobně vedoucí organizace.
Sekce “Informace o oceněních”
Dalším paragrafem zákoníku práce, který je nutné vyplnit, je paragraf o odměnách. To zahrnuje informace o následujících událostech:
- předávání státních vyznamenání, udělování čestných titulů;
- udělování diplomů, certifikátů, medailí, řádů, insignií;
- pobídky uvedené v zákoníku práce Ruské federace nebo ve vnitřních předpisech organizace.
Část knihy se vyplňuje podobně jako předchozí:
- Sloupec 1 – pořadové číslo záznamu;
- 2 sloupce – datum udělení;
- 3 sloupce – název společnosti, pozice a typ ocenění;
- 4 sloupce – podrobnosti o objednávce, na základě které proběhlo ocenění.
Provádění oprav v sešitu
V průběhu času se údaje uvedené v sešitu mění. Žena se například vdá a změní si příjmení nebo zaměstnanec získá další vzdělání. Jak provést změny v knize?
Pokud dojde ke změně příjmení, jména, patronyma, pak se stávající záznam přeškrtne jedním řádkem a vlevo se zapíší nové informace. Jeho správnost je potvrzena názvem a číslem dokumentu, který byl podkladem pro změny (například oddací list). Nové údaje jsou ověřeny podpisem odpovědného pracovníka, který opravu provedl, přepisem podpisu a razítkem organizace (pokud existuje).
Při zadávání nové klasifikace ve vzdělávání se stávající záznam přeškrtne jedním řádkem a výše se napíše nový.
Při přejmenování organizace se opravy provádějí takto:
- Sloupce 1 a 2 zůstanou prázdné.
- Sloupec 3 zaznamenává změnu názvu organizace. Předchozí a nové názvy jsou uvedeny v plné a zkrácené podobě.
- Sloupec 4 obsahuje podrobnosti o dokumentu, na jehož základě došlo ke změně názvu.
Pokud při vyplňování sešitu došlo k chybě nebo chybnému zadání, nelze jej přeškrtnout.
Po chybném zadání se zařadí číslo dalšího v pořadí. Ve sloupci 2 je uvedeno datum změn. Ve sloupci 3 je uvedeno „Číslo záznamu. považovat za neplatné.” Poté musí následovat správné zadání.
Existují dvě možnosti, jak vyplnit sloupec 4:
- znovu uvést datum a číslo objednávky, která se stala podkladem pro neplatný záznam;
- uveďte číslo a datum vydaného příkazu k provedení oprav.
Vložte do sešitu
Po vyplnění všech prázdných stránek zákoníku práce se údaje zapíší na vkládací formulář, který si zaměstnanec dodatečně zakoupí. Přílohu vyplní zaměstnavatel stejným způsobem jako pracovní doklad:
- jsou vyplněny osobní údaje zaměstnance;
- datum je zadáno;
- jsou vyplněny aktuální údaje o zaměstnanci;
- záznamy jsou ověřeny podpisem a razítkem organizace.
Formulář je šitý na konci vyplněného sešitu. Na titulní straně hlavního dokumentu je umístěno razítko označující vydání přílohy s uvedením její řady a čísla. Pokud na titulní straně není místo pro záznam o vydání následující přílohy, měl by být takový záznam proveden na titulní straně první přílohy.
Počet vložek na jeden dokument není zákonem stanoven.
Stejně jako TC existují také samostatné požadavky na design vložky:
- neporušený kryt;
- oprava chyb je nepřijatelná;
- vložka nemá právní sílu bez práce samotné;
- pokud jsou v pracovním dokladu provedeny změny, jsou uvedeny v každé vložené formulářové příloze.
Duplicitní sešit
V případě ztráty nebo poškození pracovního dokumentu je vystaven duplikát. Pokud byl dokument v tomto okamžiku v držení zaměstnance, měli byste se pro jeho obnovení obrátit na posledního zaměstnavatele. Chcete-li získat duplikát, podejte odpovídající žádost, která bude zkontrolována nejpozději do 15 dnů. Kromě toho bude zaměstnanec požádán o dokumenty s uvedením jeho předchozích pracovních míst.
V novém pracovním protokolu je na titulní straně nahoře napsán nápis „Duplikát“. Další plnění probíhá standardně. Veškeré informace o předchozích pracovištích jsou uvedeny na základě dokumentů poskytnutých zaměstnancem.
Pokud ke ztrátě nebo poškození došlo vinou zaměstnavatele, pak veškerá práce na obnovení informací připadá na něj.
Jak certifikovat kopii
Často dochází k případům, kdy zaměstnanec požaduje kopii pracovního listu. K jeho obdržení sepíšeme žádost adresovanou zaměstnavateli. Formulář žádosti není založen, ale je vhodné dodržovat stanovená pravidla provádění:
- v pravém horním rohu listu – údaje vedoucího a zaměstnance;
- uprostřed – slovo „Prohlášení“;
- další text (v našem případě toto: „Na základě článku 62 zákoníku práce Ruské federace vás žádám, abyste mi poskytli kopii sešitu ověřenou předepsaným způsobem“);
- datum a podpis.
Po přijetí žádosti zaměstnavatel do tří dnů vyhotoví a vydá zaměstnanci ověřenou kopii.
Chcete-li udělat vše správně, postupujte podle následujícího algoritmu:
- Vytvořte jednostranné kopie všech dokončených listů.
- Listy očíslujte a sešijte. Na zadní stranu posledního listu připevněte konce nití papírovou nálepkou, na kterou napište, kolik listů zhotovená kopie obsahuje.
- Potvrďte každou zkopírovanou stránku (pokud nejsou sešity do jednoho souboru). To musí provést osoba, které je takové právo uděleno místními předpisy. Není-li taková osoba, ověřuje kopie generální ředitel.
- Osoba, která dokument potvrzuje, napíše „Správně“, uvede svou pozici, podpis s přepisem a datum. Dáme pečeť organizace (pokud existuje), ale zákon nás k tomu nezavazuje.
- Přidejte ještě jednu položku týkající se původní pracovní zprávy: „Originální dokument se nachází v (název organizace) ve složce č. ___ za ___ rok“ (toto se zapisuje, když zaměstnanec potřebuje kopii, aby ji poskytl organizaci třetí strany ).
- Někdy zaměstnanec požádá o přidání fráze „Aktuálně pracuje“. To není zákonem zakázáno (požadováno zpravidla u bank).
Vzory a formuláře ke stažení, které vám pomohou
- Didukh Julia
Mnoho lidí považovalo přechod na elektronické pracovní sešity za bolestné a rozhodli se ponechat si papírové dokumenty. Například papírování jsem neodmítl. Ostatně vždy budou mít čas převést data do elektronické podoby, tím spíše, že jsou v penzijním fondu díky personalizovanému reportingu duplikována. Přešli jste na ETC nebo jste si také vedli svůj papírový záznam?
Pokyny pro vyplňování sešitů jsou normativním dokumentem, který obsahuje pravidla pro správné zadávání informací o samotném specialistovi, jakož i celé jeho pracovní historii do sešitu. Kniha pracovních záznamů je druh biografie zaměstnance, který potvrzuje jeho životopis a poskytuje potenciálnímu zaměstnavateli spolehlivé informace o nashromážděných zkušenostech zaměstnance. Proto je správné vyplnění takových knih nesmírně důležitým bodem, o kterém se bude diskutovat v článku.
Údržba a ukládání sešitů: pravidla v Ruské federaci v roce 2023
Pracovní sešit je základní dokument, který je naplněn informacemi o pracovních zkušenostech specialisty v průběhu času. Podle norem zákoníku práce Ruské federace musí nově přijatý zaměstnanec, který si ponechal papírovou sešitku, dát ji společnosti, do které přišel do práce (článek 65 zákoníku práce Ruské federace). Výjimka se vztahuje pouze na osoby pracující na částečný úvazek. Pokud člověk ucházející se o práci předtím nikde nepracoval (například student po absolvování vysoké školy), pak mu do roku 2021 zaměstnavatel vytvořil sešit. V současné době to není nutné, protože informace o pracovní činnosti nováčka jsou udržovány výhradně v elektronické podobě.
Při vedení těchto dokladů od 01.09.2021 se zaměstnavatel musí řídit pravidly Pravidel pro vedení a ukládání sešitů (schválených vyhláškou Ministerstva práce ze dne 19.05.2021 č. 320n, dále jen jako Pravidla).
Nové vzorové sešity je nutné používat od 01.01.2023. Zda je nutné vyměnit staré dělníky za nové a co dělat se starými nepoužitými formuláři do roku 2023, čtěte zde.
Pracovní sešit musí obsahovat informace o všech společnostech, ve kterých specialista stihl během svého pracovního života působit (jako své hlavní působiště). Zároveň, pokud zaměstnanec pracuje na částečný úvazek a chce, aby se informace o jeho 2. zaměstnání promítly i do sešitu, má právo obrátit se na své hlavní pracoviště s odpovídající žádostí. Je důležité si uvědomit, že musíte kontaktovat svého hlavního zaměstnavatele, protože je to on, kdo vede pracovní knihu specialisty a má právo do ní doplňovat (článek 11 pravidel).
DŮLEŽITÉ! Záznamy o přijetí pracovníka na částečný úvazek, převedení a propuštění mohou být zaneseny do evidence práce ne v chronologickém pořadí. Pokud například zaměstnanec požádal o zadání údajů o zkráceném úvazku od zaměstnavatele, od kterého již odešel, může současný zaměstnavatel provést dva zápisy za sebou: o přijetí do zaměstnání a propuštění bez ohledu na to, kdy to bylo. Zahájení práce na zkrácený úvazek můžete do evidence pracovního poměru zahrnout i v případě, že zaměstnanec začal pracovat na zkrácený úvazek dříve, než s ním byla uzavřena pracovní smlouva na jeho hlavním pracovišti u tohoto zaměstnavatele.
V budoucnu po celou dobu práce zaměstnance v podniku zůstává sešit u zaměstnavatele. To však neznamená, že je uložen beze změny. Pokud během práce specialisty došlo ke změnám na jeho služebním místě (přeložení na jinou pozici, povýšení apod.) nebo pokud byly zaměstnanci uděleny nějaké pobídky (například ocenění), je zaměstnavatel povinen tyto skutečnosti zohlednit v pracovní knize.
Přečtěte si více o pobídkách k práci zde.
DŮLEŽITÉ! Sešit obsahuje pouze informace o pobídkách. Pokud došlo k nějakým penalizacím, neměly by tam být zaznamenány. Výjimka je stanovena pouze pro jeden případ: když byl zaměstnanec v důsledku pochybení jednostranně propuštěn. Zaměstnavatel je povinen tuto skutečnost zohlednit (bod 5 Pravidel).
Pokud specialista nastupující do společnosti ztratil svou pracovní knihu, společnost mu bude muset vytvořit novou, to znamená vydat duplikát.
Aby bylo zajištěno správné účtování pracovních sešitů dostupných v podniku, musí společnost vést účetní knihy (článek 39 Pravidel):
- účtování formulářů a příloh sešitu v něm;
- účtování pracovních knih a příloh v nich.
Od 01.09.2021. 40. XNUMX může zaměstnavatel vypracovávat formuláře těchto knih samostatně (bod XNUMX Pravidel).
Po propuštění obdrží zaměstnanec svůj pracovní sešit zpět. Pokud ji při odchodu ze společnosti neobdržel zpět, pak společnost takovou knihu dále vede v souladu s pravidly archivace (čl. 43 Pravidel).
O postupu vedení sešitů v souladu s aktuálními pravidly podrobně hovořili odborníci ConsultantPlus. Získejte zdarma zkušební přístup k publikaci na toto téma.
Jak správně vyplnit sešit: obecné požadavky
Postup pro ukládání a údržbu sešitů pro rok 2023 také stanoví pravidla pro jejich správné vyplňování.
Záznamy v sešitu tedy musí být v ruštině. Pokud však tam, kde organizace působí (například v národní republice), je kromě ruštiny akceptován i další jazyk, můžete v sešitu také provést duplicitní záznam faktů o biografii specialisty v tomto jazyce (článek 6 Pravidel).
Překontrolovat s aktuálními pravidly pro vyplňování sešitů.
Je nutné zajistit splnění určitých technických a konstrukčních požadavků. V knize se tedy musí odrážet všechna fakta z pracovní historie bez jakýchkoliv zkratek, v přísné chronologické posloupnosti s průběžným číslováním, data ve všech oddílech musí být zapsána arabskými číslicemi (den a měsíc – dvě číslice, rok – čtyři číslice) . Doporučuje se provádět zápisy opatrně pomocí světlovzdorného inkoustu (pasta, barva, gel) v černé, modré nebo fialové barvě a bez jakýchkoliv zkratek. Není dovoleno psát „pr“. místo „objednat“, „objednat“ místo „objednávka“, „trans“. místo “přeloženo”. Záznamy lze také pořizovat zcela nebo zčásti pomocí technických prostředků přenosem barviv (tištěných) nebo ve formě razítka (pečeti) (článek 3 Pravidel).
Chcete-li pochopit, jak správně vyplnit sešit v různých situacích, použijte výběr dokumentů v sešitech od ConsultantPlus. Zkušební přístup do systému je poskytován zdarma.
Pokyny k postupu pro vedení sešitů: zadání informací o samotném zaměstnanci
Údaje o zaměstnanci zapisuje do sešitu jeho první zaměstnavatel. Protože ale od roku 2021 mohou být nové sešity výhradně elektronické, mají zaměstnavatelé v případě papírových sešitů pouze povinnost udržovat informace o zaměstnanci aktuální. Tyto informace jsou následující:
- CELÉ JMÉNO. specialista, jeho datum narození;
- získané vzdělání (například vysokoškolské), přidělená kvalifikace, specializace atd.
Všechny výše uvedené údaje zapsal do zaměstnanecké knihy jeho první zaměstnavatel, což bylo potvrzeno podpisy zaměstnance (na straně 1) a zástupce společnosti a také pečetí zaměstnavatele, pokud byla k dispozici.
Překontrolovat s pravidly pro používání pečetí v organizaci.
V budoucnu změny údajů o zaměstnanci (například pokud se změnilo příjmení nebo vzdělání) v sešitu provádí také zaměstnavatel a je vyžadován odkaz na dokumenty potvrzující relevantnost nově zadaných údajů ( dopis Ministerstva práce Ruska ze dne 01.02.2023 č. 14-6/OOG- 726).
Vzor zápisu do sešitu počínaje 01.09.2021. XNUMX. XNUMX o změně příjmení zaměstnance a vzor změn (doplnění) v sešitu zápisu o novém vzdělání, profesi, odbornosti viz. „ConsultantPlus“. Zkušební přístup do systému lze získat zdarma.
Pokyny pro vedení pracovních knih – 2023: zadání informací o pracovišti specialisty
Pokud jsou informace o zaměstnanci zpravidla zapsány do sešitu jednou a poté pouze aktualizovány (v případě potřeby), lze informace o jeho místě výkonu zapsat nejen tehdy, když opustí svou předchozí společnost na nové zaměstnání. , ale i častěji.
Začněme tedy informacemi, které je potřeba promítnout do knihy při ucházení se o zaměstnání. Nejprve byste měli v části „Informace o práci“ uvést informace o zaměstnávající společnosti (jméno) a také datum, kdy tam specialista začal pracovat (článek 10 Pravidel).
POZNÁMKA! Základem pro promítnutí do sešitu informace o společnosti, pro kterou zaměstnanec přišel do práce, je příkaz společnosti k přijetí takového zaměstnance. Právě na tento dokument je třeba při zápisu odkazovat.
Kromě informací o společnosti samotné by v sešitu mělo být uvedeno, co přesně zaměstnanec ve společnosti dělá (jakou pozici zastává, na jakém oddělení/oddělení pracuje atd.), tedy jsou uvedeny informace o práci.
DŮLEŽITÉ! Informace o přímé práci zaměstnance se zapisují do jeho sešitu na základě personální tabulky. Pokud se tedy personální tabulka změnila, musí se odpovídající změny projevit v sešitu.
Více informací o formě personálního obsazení naleznete v článku “Jednotný formulář č. T-3 – personální tabulka (formulář)”.
Za druhé je důležité, aby společnost nezapomněla, že pokud se změní oficiální pozice zaměstnance (například mu jsou přiděleny nové výrobní pozice nebo je přidána druhá profese), musí být tyto skutečnosti také uvedeny v sešitu.
Obdobné pravidlo platí, pokud zaměstnanec za výsledky své práce dostává nějakou odměnu. Tyto informace jsou také uvedeny v sešitu, ale v části „Informace o udělení“.
Další informace o druzích odměn a odměn zaměstnanců.
Pokud je společnost hlavním zaměstnavatelem zaměstnance, který pracuje na částečný úvazek někde jinde, je třeba pamatovat na to, že takový zaměstnanec může přijít s požadavkem na provedení zápisu do sešitu o své práci na částečný úvazek. Hlavní věcí pro zaměstnance je nezapomenout na doklad potvrzující jeho práci na částečný úvazek (článek 11 Pravidel).
Kromě výše uvedeného je pro každou organizaci důležité vědět, jak správně odrážet odchod zaměstnance ze společnosti, protože v tomto případě je také nutné provést značku v jeho pracovní knize. Proto záznam o odchodu specialisty ze společnosti musí být datován od jeho posledního pracovního dne (článek 16 Pravidel).
DŮLEŽITÉ! Je nutné uvést, na jakém základě byla pracovní smlouva ukončena (žádné zkratky!). Například: „Pracovní smlouva byla ukončena z podnětu zaměstnance, odstavec 3 článku 77 zákoníku práce Ruské federace.“
Pokud je odchod zaměstnance ze společnosti z důvodů, které vyžadují, aby zaměstnanec pobíral určité výhody, musí být tyto důvody uvedeny v protokolu o propuštění zaměstnance (například v souvislosti s péčí o dítě do 14 let).
Pokud zaměstnanec přechází na jiné stálé zaměstnání, provede se o tom také záznam do jeho sešitu s odkazem na příkaz společnosti k převodu.
Navíc u řady společností může vyvstat akutní otázka, jak formalizovat propouštění zaměstnanců v souvislosti s likvidací společnosti. Přečtěte si o tom v článku „Postup propouštění z důvodu likvidace organizace“.
Výsledky
Pravidla pro vedení sešitů s pokyny pro vyplňování sešitů v roce 2023 stále vyžadují, aby zaměstnavatelská společnost promítla do sešitu všechna fakta profesní biografie zaměstnance: přijetí do zaměstnání, změna ve funkci, přijímání ocenění, převedení na jinou práci, propuštění atd. atd. Zaměstnanec by si měl pamatovat, že jeho sešit musí obsahovat aktuální informace o něm. Pokud se mu tedy změnilo např. příjmení, vzdělání apod., pak by měl zaměstnavatele co nejdříve kontaktovat, aby tyto změny promítl do sešitu. Kromě toho je pro společnost důležité dodržet řadu požadavků na přípravu zápisů do sešitů (průběžné číslování, jazyková úprava atd.).
