O Paretově principu slyšelo mnoho lidí – je často dán v osnovách vysokých škol, neustále se o něm píše na různých obchodních fórech. Pokud vás zajímá, jak zvýšit produktivitu podnikání a osobní efektivitu, pak dříve nebo později na toto pravidlo narazíte a velmi brzy pochopíte, proč je tak populární.
Řeknu vám, co je Paretův zákon, a vysvětlím, jak funguje.
Podstata Paretova zákona
Zákon je pojmenován po italském ekonomovi a sociologovi Vilfredu Paretovi. Byl to on, kdo ji formuloval v podobě, v jaké jsme zvyklí ji vídat. Ve své doktorské práci napsal, že pouze 20 % italské populace ovládá 80 % dostupného bohatství. Pareto později zjistil, že tento vztah platí i v jiných zemích. Později si všiml relevance pravidla nejen ve vztahu ke zdrojům, ale i dalším soukromým a globálním procesům pro sociální, ekonomickou a další sféru.
Současný název principu navrhl Joseph Juran v roce 1941 na počest objevitele. A tento princip se rozšířil mnohem později, zejména po vydání knihy Richarda Kocha „Princip 20/80“ a jejím překladu do jiných jazyků.
Jak pracuje
Způsob, jakým Paretův zákon funguje, se jasně odráží ve znění:
Poměry nemusí vždy odpovídat poměrům uvedeným ve formulaci. Někdy je odchylka jedním nebo druhým směrem, například 25/75, 30/70 nebo 15/85. Podstata ale zůstává vždy stejná – většina věcí je rutina a ta menší část zajišťuje váš úspěšný postup a rozvoj.
Základní principy Paretova zákona
Paretovo pravidlo je založeno na několika principech. Ty nejdůležitější jsou zohledněny ve znění, ale existují i další:
- Čím více úkolů je dokončeno, tím nižší je celková produktivita.
- Nerovnováha vždy zůstává, i když se sníží objem neefektivních akcí a úkolů.
- Výsledek může podléhat skrytým faktorům, a proto nemusí vždy odpovídat zamýšlenému konceptu.
Pamatujte, že vykonání malé části práce vytváří velkou část výsledku. Z toho vyplývá, že velká část věcí, které děláte, nevede k výsledkům, ale na pozadí toho dosažené úspěchy výrazně vynikají. A pokud velká část přináší menší užitek, neznamená to, že to není vůbec důležité.
Ne vždy se předpověď ukáže jako úspěšná, protože práce podléhá mnoha neovlivnitelným faktorům. V praxi vše dopadne méně růžově, než jste plánovali.
Klady a zápory přístupu
Výhodou Paretova zákona je možnost přehledného strukturování či klasifikace úkolů na více či méně významné. Pomocí analýzy je můžete identifikovat s maximální přesností a netrávit většinu času rutinní, zbytečnou prací. Budete přesně vědět, které procesy stojí za váš čas, ale analýza také nějakou dobu trvá, na to nezapomínejte.
Nevýhodou je, že tento princip není univerzální a nefunguje ve všech případech. Přestože menší část dává větší procento výsledku, je téměř nemožné vyhnout se vynaložení zbývajících 80 % úsilí.
Oblasti aplikace Paretova zákona
Tento zákon se projevuje ve všech oblastech života, stačí se pozorně dívat. První, co mě jako příklad napadne, je ekonomika. Například využití lidských a finančních aktiv v podniku, poptávka po určitém zboží mezi spotřebiteli a rozdělování zisků.
V sociální sféře jsou takové příklady – 20 % řidičů zavinilo 80 % dopravních nehod a menší část populace zajišťuje většinu důchodců daněmi. Většina kolektivního nebo individuálního úsilí nepřináší požadované výsledky a je ztrátou času.
Pokud jde o osobní efektivitu – ve většině případů člověk nosí asi 20% věcí ze svého šatníku, většina přečtených knih nedává nic užitečného (vyzkoušeno osobní zkušeností;)), ukládá se také přibližně 20% příchozích informací v lidském mozku.
Paretův princip je vhodný pro zvyšování vlastní výkonnosti, dosahování cílů v pracovním či osobním životě, pro seberozvoj či time management. Musíte však přesně porozumět tomu, co je třeba udělat, abyste dosáhli nejlepšího výsledku – například Paretův zákon je úspěšně aplikován se správným stanovením cílů, stanovením priorit a někdy i delegováním úkolů. A nikdy nezapomínejte na udržování nerovnováhy – i když odstraníte většinu rutinních úkolů, mezi těmi zbývajícími budou stále věci, které přinášejí menší užitek.
Způsoby měření účinnosti
Abyste přesně pochopili, které úkoly jsou nejúčinnější, doporučuje se neustále udržovat plán a soustředit se na to, na čem skutečně záleží. Nejdůležitější je zde ale schopnost soustředit úsilí a nepromarnit je.
Neexistují žádné přímé způsoby měření účinnosti podle Paretova zákona. Hodnocení je přísně subjektivní – výsledek hodnotíte porovnáním s vlastním očekáváním. Můžete se samozřejmě řídit obecnými doporučeními.
- Věci. Pamatujete si, když jsem řekl, že máme tendenci nosit méně? Aby Paretův princip v této oblasti skutečně fungoval, snažte se nakupovat chytře, zvažte pro a proti, než utratíte peníze. A pokud se nahromadí věci, které doma nepoužíváte, vyhoďte je nebo je znovu použijte/recyklujte, abyste nezaplnili okolní prostor.
- Informace. I když se virtuální prostor na vašich zařízeních zaplní, nějak to ovlivňuje vaši osobní produktivitu (moje posvátné pravidlo: pořádek ve věcech = pořádek v hlavě). Odstraňte soubory a programy, které nepoužíváte, ukládejte skutečně cenná data a neplýtvejte prostředky zařízení nevyžádanou potravou.
- Vztah. Jakkoli to může znít smutně, hlavní pozornost věnujeme pouze 20 % lidí kolem nás. A pak ne každý s námi půjde v životě dál, někteří zůstanou z různých důvodů pozadu. Nenechte své okolí vypadat jako průchozí dvorek, jinak nebudete mít s kým sdílet své radosti a strasti.
- Práce. Mnoho lidí se v práci chová přísně, ale mimo ni se chová úplně jinak. A to vše díky firemní kultuře – v týmu lidé pracují ve prospěch firmy. Ale i zde lze vysledovat Paretův zákon: například 80 % zaměstnanců přináší pouze 20 % zisku. Abyste se nestali jedním z „outsiderů“, kontrolujte svou pracovní zátěž, rozdělujte a delegujte úkoly, plňte své přímé povinnosti a snažte se nenechat rozptylovat vnějšími faktory.
- Sebevzdělávání. Snažte se absolvovat pouze ty kurzy a číst knihy, jejichž obsah se vám bude v budoucnu hodit (zde můžete samozřejmě polemizovat – často čteme kvůli samotnému procesu nebo kvůli zájmu). Myslete na svou budoucnost, naplánujte si vlastní cestu rozvoje, učte se a zdokonalujte své vlastní dovednosti.
Závěr
Mnoho lidí žije bez vědomí existence Paretova principu, i když s jeho pomocí můžete výrazně zvýšit svou vlastní produktivitu tím, že nejprve dokončíte důležité úkoly. Nezapomínejte na individuální přístup – někomu toto pravidlo bude vyhovovat, u jiného ale jen vytvoří další zmatek. Vždy nejprve vyzkoušejte, otestujte různé metody a teprve poté je implementujte do své praxe.
Někdy se píle nevyplácí a dostáváme výsledky, které jsou daleko od toho, co jsme očekávali. Souvisí tyto věci vždy? Paretův zákon (také nazývaný pravidlo 80/20) říká, že 20 % úsilí vytváří 80 % výsledku. A pokud se zbavíte faktorů, které narušují efektivitu, můžete zlepšit téměř každý podnik, aniž byste ztratili kvalitu. Forbes Life přišel na to, jak Paretův princip funguje v praxi
Paretův zákon je jedním z pravidel efektivity, jehož podstatou je, že malá část úsilí nebo zdrojů produkuje největší část výsledku. Funguje podobně jako nejjednodušší mechanismus pro zvedání závaží – páka. Při klasickém poměru poskytuje 20 % faktorů 80 % úspěchu: Paretův zákon se proto také nazývá princip 80/20. Ve skutečnosti může být poměr jiný, ale podstata principu se nemění a je základem pro různé techniky řízení.
Jak se sociologická hypotéza stala univerzálním pravidlem
Zákon je pojmenován po italském sociologovi a ekonomovi Vilfredu Paretovi a rozšířil se po smrti autora. Pareto provedl sociologický a ekonomický výzkum a zaznamenal disproporci, která tvořila základ teorie elit, Paretova rozdělení a Paretova optima. Ale zpočátku byly jeho myšlenky známy pouze v úzkých kruzích teoretických vědců.
Například sociolog popsal strukturu společnosti jako pyramidu: jejím vrcholem je elitní menšina, která vede spodek pyramidy – většina, ovládající politické, ekonomické a sociální instituce. Elity se navzájem nahrazují, ale sociální nerovnováha vždy zůstává. Pareto věřil, že v každém sociálním systému existují nevyhnutelné rozdíly v intelektuálních a fyzických schopnostech lidí, což vede k nerovnostem v bohatství, moci a sociálním postavení.
Paretova teorie elit vyvolala mnoho kontroverzí a kritiky, protože ospravedlňuje nerovnost ve společnosti a nebere v úvahu sociální mobilitu a možnost osobního rozvoje. Některé aspekty Paretovy teorie se však stále používají v sociologii a politologii.
Také Pareto, kterého nebylo možné podezírat ze sympatií k socialistickým myšlenkám, byl přesvědčen, že bohatství se rozděluje v podobném poměru: 20 % italské populace vlastnilo 80 % peněz, zatímco většina Italů měla skromný příjem.
Sociolog zároveň tvrdil, že zlepšení jedné složky systému je nemožné, aniž by došlo ke zhoršení ostatních. Tato teorie, nazývaná Paretovo optimum, je ultrakonzervativní a hájí zachování status quo: společnost je v optimálním stavu, pokud nelze zlepšit situaci jednoho, aniž bychom ublížili druhému.
Prvním popularizátorem Paretových myšlenek byl americký obchodní konzultant Joseph Juran. V 1950. letech navrhl svým japonským kolegům optimalizaci výroby jako experiment a snížení podílu vadných výrobků podle Paretova principu. Pak Juran podobným způsobem pomáhal americkým podnikatelům. Později rozvinul svůj koncept řízení jakosti výrobků na principu 80/20.
Paretovy myšlenky přesáhly obchodní kruhy a staly se skutečně populárními po vydání knihy Richarda Kocha „Princip 20/80: Tajemství dosažení více výsledků s menším úsilím“. Autor v ní popsal, jak si správným nastavením priorit zefektivnit život. Koch navrhuje používat Paretův princip v různých oblastech, včetně podnikání, osobního života, vztahů s ostatními, zdraví a financí.
Paretův princip vám umožňuje nejen zbavit se zbytečných akcí, ale také identifikovat prioritní úkoly, abyste získali výsledek, který lze dále zpřesnit. Pokud nakreslíme analogie s podnikáním, podle Paretova zákona funguje MVP neboli minimální životaschopný produkt – minimální životaschopný produkt, se kterým můžete vstoupit na trh. Funkčnost MVP je omezená, ale řeší problém spotřebitele a splňuje jeho základní očekávání. S takovým produktem můžete testovat hypotézu s minimálními náklady a pochopit, zda je třeba ji vyvinout.
Koncept MVP lze uplatnit nejen v podnikání a vývoji produktů, ale také v osobním životě. Pokud se chcete například věnovat fitness, můžete začít s jednoduchými cviky a postupně zvyšovat zátěž, místo abyste si hned kupovali drahé vybavení a chodili do fitness klubu. Nebo začněte číst 10 stránek knihy denně, místo odsouzených slibů přečtete do konce roku objem textů srovnatelný se sbírkou malé knihovny.
Psychologové se domnívají, že tento přístup podle pravidla 80/20 pomáhá perfekcionistům zbavit se nekonečného a často zbytečného vylepšování úkolu a cholerici jim pomáhají úkol začít a dotáhnout ho do konce, aniž by se vzdali v mezistupni.
Jak používat Paretovo pravidlo
Paretův zákon může být užitečný při práci na velkých projektech, kdy se zaměřujete na nejdůležitější a prioritní úkoly, a tím zvyšujete produktivitu.
Jednou z užitečných metod založených na Paretově zákoně je ABC analýza. Jedná se o metodu klasifikace úkolů podle jejich důležitosti. Skupina A zahrnuje nejdůležitější úkoly, B zahrnuje méně důležité, ale stále prioritní úkoly a C zahrnuje sekundární úkoly, které lze odložit nebo delegovat. Poté se můžete zaměřit na úkoly ve skupině A a zbývající čas rozdělit mezi úkoly ve skupině B a C.
Paretův zákon lze aplikovat i na Eisenhowerovu matici. Úkoly jsou rozděleny do čtyř skupin podle stupně jejich důležitosti a naléhavosti: důležité a naléhavé – měly by být provedeny, důležité a nenaléhavé – měly by být plánované, nedůležité a naléhavé – měly by být delegovány, nedůležité a nenaléhavé – nemusí být hotov. Tato metoda vám pomůže soustředit se na nejdůležitější úkoly a optimalizovat využití času.
Paretův zákon se uplatňuje nejen v projektovém managementu a time managementu, ale i v mnoha dalších oblastech – i v běžném životě:
- V oblasti obchodu a marketingu může Paretův zákon pomoci určit, kterých 20 % produktů nebo služeb generuje 80 % příjmů, kterých 20 % reklamních kanálů generuje 80 % nových zákazníků a kterých 20 % nejprodávanějších produktů je nejziskovějších. Názorným příkladem Paretova principu je strategie Steva Jobse, který zredukoval řadu nerentabilních Apple zařízení na tucet vlajkových lodí.
- V rizikovém investování, které s sebou nese obrovská rizika, generuje většinu zisků jen malé procento startupů: investoři investují velké částky do malého počtu nadějných startupů, aby pokryli ztráty z projektů, které se nerozběhnou.
- V každodenním životě si pomocí Paretova zákona můžete uklidit byt a zbavit se přebytečného oblečení v šatníku. Tímto způsobem můžete vyhodit 20 % zbytečností, které zabírají 80 % místa. Nebo je umístěte do zadní části skříně, aby nepřekážely při vytahování věcí, které potřebujete často používat.
- Ve vztazích a přátelství pomáhá Paretův princip určit, kterých 20 % činů vyvolává 80 % hádek a jiných negativních situací a které
–
Paretův princip nám také umožňuje přehodnotit náš postoj k vítězstvím a neúspěchům: většina našich plánů není předurčena k uskutečnění, většina rozhodnutí se ukáže jako neúspěšná, většina našeho života bude promarněna, většina úkolů i v těch nejzajímavějších práce jsou rutinní. Pokud si to zapamatujete, můžete se naučit vážit si těch 20 % událostí, které přinášejí radost a potěšení.
Paretův princip však není univerzálním řešením pro všechny problémy a situace. Jako každé pravidlo existují výjimky.
